Организация информационной структуры института государственной службы

Целью исследования является изучение проблем и механизмов оптимизации организации информационной структуры института государственной службы.

Следует отметить, что трендом развития российской системы государственного управления в последние годы стало не повышение эффективности деятельности ее аппарата, а дальнейшая ее формализация и бюрократизация, сопровождаемые ростом численности чиновников. Численность работников государственных органов и органов местного самоуправления в целом по Российской Федерации в 2016 г. в сравнении с 2000 г. увеличилась в 1,84 раза, на федеральном уровне - в 1,26 раза. В разрезе федеральных округов наибольший прирост численности чиновничества наблюдался в анализируемом периоде на Северо-Западе (1,87 раза), а наименьший - в Южном федеральном округе (1,4 раза).
В нашей стране только обработкой документов занято около 400 тыс. государственных служащих, затраты времени граждан на ходьбу по инстанциям составляют 3-4 млрд человеко-часов в год, а каждый документ подвергается копированию до 20 раз. При современных потоках информации эффективное решение задач, стоящих перед органами государственной власти и местного самоуправления, становится невозможным без использования средств вычислительной техники и новых информационных технологий.
Следует отметить значительный прогресс в области использования органами государственной власти и местного самоуправления информационно-коммуникационных технологий за последние пять лет. Если в 2010 г. серверы использовали в своей деятельности 18,5% органов государственной власти и местного самоуправления, то в 2015 г. таких было уже 49,6%; глобальные информационные сети (в т.ч. Интернет) в 2010 г. использовало 86,8% органов, а в 2015 г. - 95%; веб-сайты в 2010 г. имели 27,1% организаций, а в 2015 г. - 45,5%. Представленные данные говорят о высокой скорости модернизации технических средств, используемых в органах государственной власти и органах местного самоуправления Российской Федерации.
Наилучшие показатели достигнуты как федеральными, так и местными органами власти в области использования Интернета: его используют в своей деятельности 98,1% организаций государственной власти в субъектах РФ, 95,2% органов местного самоуправления. Следует констатировать, что по-прежнему невелика доля организаций государственного управления, использующих веб-сайты: 61,2% организаций государственной власти в субъектах РФ и 43,9% органов местного самоуправления.
Решение актуальных задач информатизации управления и овладения современными электронно-коммуникационными технологиями в соответствии с запросами современного глобализирующегося общества требует не только глубокого понимания теоретико-методологических, методических и технологических проблем электронного правительства, но и решения целого ряда сугубо прикладных правовых и организационных задач.
Термин «электронное правительство» в русском языке появился сравнительно недавно, причем в прямом переводе с английского «electronic government». В США вопросы государственной стратегии формирования электронного правительства начали обсуждать еще в конце 1960-х гг. Концепция применения информационных технологий в глобальном управленческом плане сложилась к началу 1990-х гг. Тогда же стали предприниматься реальные практические шаги по информатизации сферы образования, культуры и науки. Затем перешли к торговле, банковским операциям. Вскоре появилась Национальная Информационная Инфраструктура, главные принципы которой – системность, доступность, удобство и информационная безопасность.
В Великобритании интернет-общение властных структур с гражданами сегодня организовано в масштабах всех 200 центральных министерств и ведомств.
В Испании на базе платформы «Enterprise Content Management Documentum» налажена система регистрации прав на недвижимость.
В Финляндии впервые в мире был создан национальный архив медицинских записей.
В Германии создана межведомственная система «FAVORIT» для информатизации работы с документами и архивными материалами, широко практикуются площадки электронной торговли, электронные механизмы поставки товаров и услуг и решения финансово-налоговых проблем. Аналогичная картина в других странах.
Анализ зарубежного и отечественного опыта информатизации управления убеждает, что информационный продукт сегодня — один из определяющих факторов демократической трансформации и повышения эффективности управления. Вот почему так нужны социальные сети, веб-сайты, рабочие кабинеты, электронные почты, порталы, форумы, внутриведомственные и межведомственные информационные сети, электронный документооборот.
Повышение качества и доступности государственных услуг, упрощение процедуры и сокращение сроков их оказания; сокращение административных издержек; внедрения единых стандартов управленческого взаимодействия; расширение пределов открытости информации о деятельности органов государственной и муниципальной власти.
И самое главное: оптимизация взаимодействия органов власти различного уровня в режиме «сетевого управления и «открытого правительства, а также по линиям межведомственного взаимодействия «government to government — G2G» и «власть — частные структуры» («government to business» — G2B).
Достаточно благоприятные условия для развития электронного правительства и соответствующей медиа-среды созданы и в Российской Федерации. Посредством электронного правительства проводятся выборы, референдумы, социологические опросы, сборы подписей, доводится информации до пользователей, организуются торги, конкурсы и аукционы, осуществляются банковские операции, подаются налоговые декларации. Активизировались многофункциональные центры, появились электронные социальные карты. Для малого и среднего бизнеса сформирован бесплатный электронный сервис – бизнес-навигатор, в котором содержится информация о том, в каком регионе есть перспективные площадки для открытия своего дела, какая продукция и услуги востребованы, какую финансовую, имущественную и организационную поддержку может получить предприниматель.

Социально-экономические и политические преобразования последнего десятилетия дают основания утверждать о создании в России предпосылок формирования открытого информационного пространства. На первый план сегодня выходит понимание сущности государства в новом обществе, которое принято называть «информационным». Информация как один из важнейших видов управленческих ресурсов в настоящее время рассматривается в качестве основы системы государственного управления.
Современное государственное строительство невозможно без создания эффективно действующей информационной системы, без учета публичности сферы государственного управления и активного привлечения к процессу принятия решений институтов гражданского общества — органов местного самоуправления, общественных ассоциаций и населения.
Фактором эффективности проводимой государственными органами информационной политики является их существующее разнообразие, видимые отличия друг от друга, постоянное информационное взаимодействие. Современные государственные органы все больше осознают, что эффективность их деятельности напрямую зависит от своевременного реагирования на потребности и ожидания граждан. Доверие и понимание со стороны общества может быть достигнуто только в том случае, если сама власть будет стремиться предоставлять обществу объективную информацию о своих решениях и действиях, о событиях и положении в муниципалитете.
Информационная структура позволяет обеспечить стабильное функционирование, снабжает управляющий персонал значимой информацией для принятия оптимальных и верных решений в соответствии с производственным циклом. Особенно значимой для эффективного развития является маркетинговая информационная система, поскольку принятие маркетинговых решений требует точных и своевременных информационных ресурсов, приспособленных к сфере функционирования организации. При этом для каждого вида деятельности необходимо иметь специализированный банк информационных ресурсов, адаптированный к извлечению конкретных данных по поставленному вопросу.
Организационное усовершенствование систем информационного обеспечения государственного управления находится в прямой зависимости от уровня и качества ИТ-систем. К большому сожалению, нередко информационные связи в государственных структурах являются запутанными и не упорядоченными, обладают формальным характером, дублируя уже имеющуюся информацию.
Следующим элементом информационных государственных управленческих структур можно назвать информационные массивы или, другими словами - банки информации. Банк информации - это совокупность сведений, документов, фактов и различных данных. Чаще всего, они сосредотачиваются в службах, архивах, библиотеках делопроизводства, в информационных и поисковых системах, а также в других видах информационных ресурсов.
Все это дает возможность минимизировать перебор управленческих решений, а также время на их принятие. Использование ИТ-технологий на федеративном уровне, связано, прежде всего, с решением проблем компьютеризации и информатизации учреждений, а также с обеспечением доступа населения и бизнес структур к государственной информации. В этом случае, они выполняют важную информационную, управляющую и трансформационную функцию. Информационные структуры связаны с качественной стороной применения информационных ресурсов и максимально способствуют качеству принимаемых управленческих решений. ИТ-технологии управленческих процессов - это автоматизированная поддержка управленческих технологий, которая включает в себя базы данных, информационные потоки, оценку и принятие решений, алгоритмы поиска.