Сходство и отличительные особенности путеводителей

Целью курсовой работы является изучение видов архивных путеводителей, характеристик фондов в путеводителях, справочный аппарат к обзору, а также проанализировать особенности и различия архивных путеводителей.

По своей схеме, любой путеводитель состоит из двух частей: основной и вспомогательной. К основной части относятся характеристики фондов, расположенных в определенном систематическом порядке и приложения (список фондов, на которых не составлены характеристики, списки фондов, не относятся к профилю архива).
В свою очередь, к вспомогательной части относятся: титульный лист, оглавление/содержание, предисловие/краткий очерк по истории архива, список сокращений, характеристика научно-справочной литературы (библиотеки) и указатели.
Путеводитель должен быть удобным в использовании, но при этом, давать исследователю четкое представление о составе документов архива как единого целого, отражать взаимосвязь хранящихся в нем фондов и комплексов документов. Единой схемы построения путеводителя не существует, т.к. схема построения напрямую зависит от состава и содержания конкретного фонда.
При этом существуют наиболее распространенные схемы: хронологическая, отраслевая, производственная, по степени значимости фондов.
Большинство архивов хранят документы, отражающие различные стороны деятельности государства и жизни общества, то целесообразней строить схему П. по производственно-отраслевому принципу. Сущность его сводится к тому, что характеристики фондов в путеводителе группируются в разделы и подразделы с учетом тех отраслей государственной деятельности, народного хозяйства, культуры, науки, образования и т.д., в которых осуществляли свои функции соответствующие фондообразователи.
В тех случаях, когда архив хранит фонды досоветского, советского и современного периодов, характеристики на них даются раздельно по историческим периодам, т.е. первоначально применяется хронологический принцип, затем производственно-отраслевой.
Фонды личного происхождения и коллекции выделяют в самостоятельные разделы в конце путеводителя, их характеристики располагают: первые по алфавиту фамилий фондообразователей, вторые – в порядке значимости или в хронологическом порядке
Группировка по масштабу деятельности фондообразователей имеет большое значение для путеводителя по фондам краевых и областных архивов, хранящих фонды учреждений различного масштаба деятельности, существовавших на территории данной области, республики. Характеристики также могут быть расположены в алфавитном порядке названий фондов.
Но чаще всего используют комбинированные схемы, сочетающие признаки нескольких схем построения. Одним их возможных вариантов является построение схемы путеводителя в точном соответствии со структурой архива. Например, Путеводитель по ЦГАДА, изданный в 1946г. В нем характеристики фондов соответствуют отделам архива: Верховного управления и внешней политики, Разрядно-Сенатского отдела, Поместно-вотчинного и Межевого отделов. Теперь перейдем к самим характеристикам, которые бывают индивидуальными и групповыми. Первые даются на отдельные фонды, вторые на группы однородных фондов с однотипной документацией.
В индивидуальную характеристику включается:
-название архивного фонда (полное, сокращенное и аббревиатура). Если название менялось, то пишут последнее в пределах периода, за которые хранятся документы фонда;
-справочные данные о фонде (номер фонда, его объем, крайние даты документов, сведения о НСА);
-историческая справка о фондообразователе и фонде (даты возникновения, реорганизации и ликвидации фондообразователя, все переименования, подведомственность, иногда сведения о структуре);
-аннотация документов фонда, раскрывающая состав и содержание фонда. Аннотация может быть составлена по видам документов, темам, хронологии, структуре фонда (но при этом надо выделять все уникальные, чтобы не искажать действительность, а не выдергивать только некоторые из них).
Качество путеводителей во многом зависит от изложения материала в аннотациях. В аннотациях документы показаны основные разновидности документов, а также отраженные в них темы и вопросы.
Основное требование сводится к тому, чтобы данные по одному и тому же вопросу не были «распылены» по разным частям аннотации и чтобы виды документов в пределах одной темы указывались в порядке их значимости (постановления, решения, директивы, инструкции, протоколы, планы, отчеты и пр.)
Датироваться должны только наиболее возможные из них. При тематическом построении аннотации темы/вопросы размещаются в исторической или логической последовательности, а в пределах темы – по номинальному признаку. Отсутствие дат свидетельствует о том, что документы, сведения о которых приведены в аннотациях, имеются за все годы, указанные в крайних датах фонда.
В характеристику м. включаться библиографический список литературы о фонде. В соответствии с Гостом дается описания изданий по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикациях документов фонда.
Для групповой характеристики – дается типовое или обобщенное название группы фондов. Хронологические границы – общие (т.е. самая ранняя и самая поздняя дата); суммарное количество фондов, общее количество единиц хранения, крайние даты, указания на НСА во всех фондах и общая историческая справка. Далее – как в индивидуальных характеристиках, с указанием специальных дат. И общая аннотация с указанием отдельных документов и их местонахождения, т.е. ссылка на фонд.
В путеводителях по фондам должны быть даны сведения обо всех без исключения фондах, находящихся на хранении в архиве. Однако составление характеристик на все фонды для включения их в путеводитель не обязательно. В архивах встречаются фонды, имеющие в основном только справочное значение и такие фонды, содержание материалов которых достаточно ясно из их названия. (например, фонды избирательных комиссий).
Вслед за характеристиками фондов помещается список неаннотируемых фондов, в которых указывается: название фонда (группы), номер(а) или количество фонда, объем и крайние даты документов. Однотипные фонды могут быть приведены под общим название с указанием общего количества фондов, дел и общих крайних дат. Неаннотированные фонды в списке располагаются в соответствии с общей схемой построения Путеводителя. Эти списки даются в приложениях.

Под научно-справочным аппаратом в российском архивном деле в настоящее время понимается «совокупность описаний архивных документов, представленных в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации» . Эти архивные справочники и базы данных образуют систему научно-справочного аппарата, которая трактуется Правилами как «комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой научно-методической основе».
Обязательными элементами системы НСА государственных и муниципальных архивов России Правила называют архивную опись, путеводитель по фондам архива, архивные каталоги, то есть Правила нормативно закрепили состав системы НСА. Таким образом, данные типы архивных справочников должны создаваться в каждом государственном и муниципальном архиве в обязательном порядке. Дополнительными элементами системы НСА Правила определили указатели и обзоры, необходимость составления которых каждый архив определяет самостоятельно.