анализ управления документооборотом в Череповецкой городской Думе Вологодской области, а также разработка и внесение рациональных предложений по его совершенствованию

Цель исследования – анализ управления документооборотом в Череповецкой городской Думе Вологодской области, а также разработка и внесение рациональных предложений по его совершенствованию.

Так, в 2009 году приказом Федерального архивного агентства взамен Типовой инструкции Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти введены Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 12. Принципы и процессы организации документооборота, данные в Методических рекомендациях, также применимы к организациям любого типа и могут быть перенесены в каждую конкретную инструкцию по документационному обеспечению управления при определенном уточнении некоторых процедур. Аналогично можно сказать о разделах по разработке и ведению номенклатуры дел, формированию дел, их текущего хранения, подготовки дел для передачи на архивное хранение, а также уничтожения дел с истекшими сроками хранения.
Далее следует выделить, что в целях должного нормирования времени на выполнение работ по документационному обеспечению управленческой деятельности в организациях (учреждениях, предприятиях) используются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления 11, а в управленческих структурах федеральных органов исполнительной власти – нормы времени на работы по документационному обеспечению 13. В данных документах содержатся нормативы (нормы) времени, на основе которых определяются:
1) численность работников делопроизводственных служб;
2) должностные обязанности работников данных служб;
3) процессы (работы) между работниками категории «технический исполнитель».
Таким образом, в заключение можно сделать вывод, что все вышеперечисленные нормативно-правовые и методические документы играют важную роль для организации делопроизводственных процессов в отечественных организациях и учреждениях и, в особенности, государственных и муниципальных структурах.

Проведенные исследования позволяют сделать следующие выводы:
1. Документационное обеспечение управления, как и многие другие сферы деятельности, имеют свою нормативно-правовую и методическую базу, которая регламентирует саму работу с документами, трактует понятия в указанной сфере и исполняет очень много остальных принципиальных для функционирования организации функций. В настоящее время регламентация организации документооборота ведется в таких направлениях, как: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.
Законодательную и нормативно-методическую базу регламентации документооборота составляют:
– законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
– указы Президента РФ и постановления Правительства РФ;
– нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти и их территориальных образований, регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления;
– государственные стандарты на документацию;
– унифицированные системы документации;
– общероссийские классификаторы ТЭСИ;
– нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;
– нормативные акты по организации архивного хранения документов;
– локальные нормативно-правовые акты и методические документы.
Основным методическим документом по организации документооборота являются Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
2. Документооборот формируется как результат налаженного «слияния» трех самостоятельных потоков информации, по которым «путешествуют» внутренние, входящие и исходящие документы. Внутренние документопотоки включают документы, сформированные в организации и не предназначенные к выходу за ее пределы. Входящих поток документации образуют поступающие в организацию документы. И, наконец, исходящий документопоток содержит документы, которые предназначены для отправки в другие организации. Последние два потока технологически единообразны и могут быть рассмотрены как единый поток подготовленной и изданной документации. В целом, документооборот представляет собой сложный технологический процесс, содержаний все операции по приему, регистрации, передаче, составлению, согласованию, оформлению, утверждению и отправке документов. Отсюда главное правило организации документооборота заключается в оперативном прохождении документа по максимально короткому и прямому маршруту с минимальными затратами времени.
3. За организацию делопроизводства в Череповецкой городской Думе отвечает Управление по организации деятельности Думы, состоящее из начальника, заместителя начальника и специалистов управления, являющихся муниципальными служащими. Организация работы с документами в городской Думе построена в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Череповецкой городской Думе, причем в 2016 году Управлением подготовлена новая данного документа.
Документооборот в городской Думе включает следующие потоки:
1) поступающая (входящая) документация (документы, поступившие из органов государственной власти, органов местного самоуправления, из организаций, запросы депутатов; обращения граждан (предложения, заявления, жалобы); и др.);
2) отправляемая (исходящая) документация (документы по выполнению поручений; копии правовых актов; письма городской Думы и мэра города Череповца; телеграммы, телефонограммы, факсограммы, электронные письма; ответы на обращения граждан; письма структурных подразделений);
3) внутренняя документация (постановления, распоряжения мэра города Череповца; протоколы заседаний (совещаний); выписки из протоколов; отчеты; записки (аналитические, докладные, служебные, объяснительные), договоры (муниципальные контракты); справки, акты; документы по кадровым вопросам (по учету кадров и учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате и др.); документы по финансовым вопросам (первичные учетные документы, подтверждающие хозяйственные операции, учетные регистры, ведомости, бухгалтерские отчеты и т.п.).
Информация о поступлении и рассмотрении служебной корреспонденции в Череповецкой городской Думе за 2014-2015 гг. и первое полугодие 2016 г. наглядно демонстрирует увеличение документации. Так, в зарегистрирован 1661 документ служебной корреспонденции (в 2014 году – 1455), подготовлены 338 текстов поздравлений с днями рождения, государственными и профессиональными праздниками от имени депутатов городской Думы (в 2014 году – 348). Основная тематика входящих документов – это вопросы, касающиеся местного самоуправления, финансовые и правовые вопросы, а также приглашения и извещения.
4. В ходе проведения анализа организации работы с документами Управлении по организации деятельности Череповецкой городской Думы выявлены следующие проблемы: задержки прохождения и исполнения документов, избыточность документооборота, нарушение технологии обработки документов, в частности, затягивание сроков согласования; нарушение правил оформления. Перечисленные проблемы необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов.
Обращаясь к проблемам документооборота, выявленным в ходе анализа организации работы с документами Управлении по организации деятельности Череповецкой городской Думы, предлагаются следующие варианты решения:
1) необходимо проанализировать состав и содержание документов, которые имеют движение в городской Думе, чтобы отнести их к конкретному виду и закрепить в Альбоме форм документов, обозначив при этом направление их движения и сроки исполнения;
2) необходимо нормативно закрепить ответственность лиц, которые своими действиями или бездействием задерживают движение и исполнение документов, т.е. за нарушение срока движения документов.
Результаты работы по совершенствованию документооборота необходимо закрепить в следующих документах:
– альбоме форм документов;
– маршрутно-технологических схемах (блок-схемах, оперограммах).
Реализация данных мероприятий существенно повысит эффективность работы муниципальных служащих городской Думы, в частности:
1) сократит время на создание и оформление документов в среднем на 40-50%;
2) ускорит процессы согласования, визирования и утверждения документов;
3) повысит эффективность исполнения документов.