Виды копий документа

Цель исследования: рассмотреть разные виды копий и правила их оформления.

Дубликат все же следует отличать от копии документа, так как он представляет собой повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликат изготавливается в случае утери подлинника (например, свидетельства о рождении, аттестата или диплома и др.) на таком же бланке, что и подлинник.
На дубликате имеются подлинные печать и подпись должностных лиц, имеющих право подписи на этих документах на момент оформления дубликата. На дубликате проставляется в правом верхнем углу отметка в виде слова «дубликат».
Один из экземпляров копии документа называется дублетным документом.
Классификация копий по различным признакам приведена на рисунке 1.
763905255270Виды копий
Виды копий


1103228168729
left310515По способу воспроизведения
0По способу воспроизведения

2257425262890263842519050автоматические и ручные
0автоматические и ручные


268414591440одновременные и позднейшие
0одновременные и позднейшие
left107950По времени воспроизведения
0По времени воспроизведения

228790589535
right194945факсимильные, частично тождественные, графические не тождественные, рисованные
0факсимильные, частично тождественные, графические не тождественные, рисованные
left194945По степени точности
0По степени точности

При размножении оригиналов документов появляются копии, которые могут быть растиражированы в неограниченном количестве. Само понятие копии неразрывно связано с множением документов, многократным повторением оригиналов в любом роде.
Копия представляет собой повторное отображение или воспроизведение оригинального документа. Она полностью идентична по содержанию (а в некоторых случаях, и по оформлению) подлиннику.
Копии классифицируют по таким основаниям: способ воспроизведения (ручные, автоматические), время воспроизведения (одновременные, позднейшие), степень точности, близости к оригиналу (факсимильные, частично тождественные, графически не тождественные и рисованные), способ удостоверения (авторизованные, заверенные).
Копировать документы можно разными способами: путем фотокопирования, электронного копирования, светокопирования, электрографического копирования, термокопирования. Выбор способа изготовления копий зависит от многих факторов.
Документацию можно копировать всеми известными техническими средствами, с помощью которых можно получить идентичные оригиналам копии (которые будут факсимильными): фото-, светокопии, репродукции документов различного рода, микрофотокопии. Размножить документы можно используя технические средства для оттисков, которые воспроизводят содержание документов. Размножая документ, мы не всегда получим точную копию. А в процессе копирования оригинал и копия должны быть полностью идентичны. В ручном копировании гарантия идентичности несколько меньше.
В связи с использованием для изготовления документов новых информационных технологий, компьютерной периферии, прежде всего принтеров, появились достаточно специфические копии. Многие принтерные распечатки не имеют оригиналов, либо их получают с временно существующего оригинала, в частности, с промежуточного экранного (дисплейного).
Копия документа должна быть воспроизведена таким образом, чтобы по ней однозначно можно было идентифицировать оригинал. Чтобы копия считалась юридически значимым документом, ее необходимо заверить. Для этого на копии документа должны быть заполнены такие обязательные реквизиты: заверительная надпись «Верно» («Копия верна»); должность ответственного лица, заверившего копию; его личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения.
Подпись ответственного лица, подписавшего копию, также необходимо заверить специальной печатью предприятия, предназначенной для заверения копий.
В определенных случаях законом установлено нотариальное заверение копий некоторых документов при представлении их в другие организации.
Копии в обязательном порядке должны быть зарегистрированы.