Современные каналы документной коммуникации

На развитие и изменения в документационной коммуникации в значительной степени влияют изменения в состоянии социальной инфраструктуры. Любые изменения в обществе влекут последствия для всех сфер деятельности человека. Особенно заметно они проявляются области коммуникации. Так, за первые два десятилетия XXI столетия лингвисты отметили следующие ухудшения, произошедшие в обществе в области документной коммуникации:
1. Ухудшилось качество устной и письменной речи, в связи с пренебрежением общества к применению сложных стилистических способов выражения мыслей, снижен уровень нетерпимости к использованию ненормативной лексики.
2. Снизился уровень пунктуационно-орфографической грамотности, под влиянием развития технологий и повсеместного использования социальных сетей и Интернета.
3. Проблема НЕчитающего поколения актуальна для России еще с 90-х годов. Уровень грамотности, напрямую зависящий от количества и качества чтения, заметно влияет на качество коммуникации.
4. Внедрение в обществе формальных отношений, которые изменили условия и формы коммуникации, были усилены стандартизацией и унификацией документной отрасли. Использование знаковых систем во всех отраслях документирования приводит к ограничению коммуникативных качеств человека [12].
Положительными сторонами в развитии социума в области документной коммуникации можно назвать:
1. Факт большого количества открывшихся в ВУЗах групп по специальности «Документоведение», «Документационное обеспечение управления».
2. Развитие законодательной и нормативной правовой базы в области делопроизводства и архивного дела [2].
В настоящее время основой документной коммуникации российского общества является Федеральный закон 2006 года «Об информации, информационных технологиях и защите информации» [1]. Закон регламентирует способы обмена документированной информацией, ее виды, носители, доступ к документированной информации.
Например, историческую преемственность сохраняют Государственные стандарты по созданию документации, ее унификации. В 2014 году Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) приступил к пересмотру ГОСТ Р 6.30-2003. Результатом пересмотра стал ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который начал действовать с 1 июля 2017 года. [6]
Завершена разработка стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1:2019 «СИБИД. Управление документами. Основные положения», он вступить в силу с 01 января 2020 года.
В соответствии с планом научно-исследовательской работы Росархива, предусматривающего проведение исследований отраслевого и межотраслевого значения по приоритетным комплексным проблемам архивного дела, архивоведения и документоведения результатами его выполнения можно назвать следующие документы и проекты, созданные ВНИИДАД в части архивоведения:
Подготовлен проект Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях. В новых Правилах большее внимание уделяется учету, хранению, комплектованию и использованию электронных документов, созданию архивных информационно-документационных систем.
В настоящее время Федеральным архивным агентством рассматривается проект Перечня типовых управленческих документов, с изменениями, которые касаются сокращения сроков хранения документов по личному составу до 50 лет и установления сроков хранения для программных продуктов, баз данных и информационных систем.[23; 123-124] ВНИИДАД вносит изменения в Перечень в рамках направления «Формирование Архивного фонда РФ». Одновременно готовится инструкция по применению Перечня.
В 2018 году ВНИИДАД подготовлена новая редакция «Методических указаний по определению уникальных документов, подлежащих включению в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации». Данные рекомендации обновляются на основе анкетирования проведенного среди государственных архивов России, изучения практики работы по отнесению архивных документов в категории уникальных.
В рамках создания и развития системы научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда РФ разработаны основные требования к описанию архивной документной информации в информационных системах государственных и муниципальных архивов Российской Федерации на уровне единицы хранения, документа и части документа.
Использование документов Архивного фонда РФ с 2018 года обеспечено новыми Методическими рекомендациями по исполнению тематических запросов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации. В настоящее время рекомендации приказом Росархива еще не утверждены, находятся в стадии проекта.
В части документоведения разработки ВНИИДАД коснулись самых насущных проблем:
В 2018 году разработана и введена в действие новая Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях.[3] Она устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах исполнительной власти и организациях. Инструкция разработана с целью установления современных требований к ведению электронного делопроизводства, совершенствования документирования управленческой деятельности независимо от вида носителя, осуществляемого с помощью информационно-коммуникационных технологий.
В 2018 году Росархивом наиболее активно проводилась разработка примерных положений в сфере архивного дела. Так, утверждено положение об архиве организации. [4]
В процессе нормативного регулирования деятельности государственных, муниципальных и ведомственных архивов в 2018 году Росархивом наиболее активно проводилась разработка примерных положений об экспертной комиссии организаций всех форм собственности и по направлениям деятельности.