организация управления документацией за рубежом. Страна Великобритания.

Целью данной курсовой работы является изучить совершенствование управления документацией на примере делопроизводства Великобритании.

Международные стандарты ИСО являются наимощнейшим инструментом для любой организации, чтобы реализовать свой потенциал на мировом рынке. Данные стандарты ИСО отражают общемировые признанные требования качества, они позволяют совмещать, подобно кусочкам пазла, продукцию, услуги и технологии различных поставщиков.
Потребители могут быть уверены в том, что международные стандарты способствуют повышению эффективности актуальных для них аспектов. Международные стандарты ИСО не только приносят практическую пользу, но и позволяет обществу лучше использовать свои ресурсы, внося вклад в устойчивое развитие планеты.


2 Внедрение правительственной программы по совершенствованию управления документацией Великобритании
2.1. Основные аспекты Программы по совершенствованию управления документацией

C 1985 г. в Великобритании функционирует Правительственная программа по совершенствованию управления документацией.
В нормативном документе Великобритании «Модернизация государственного управления» перед всеми государственными организациями была поставлена следующая цель – перейти на управление документацией при помощи электронных технических средств к 2004 г., при одновременном сохранении бумажной документации.
В настоящий период в Великобритании функционируют разнообразные национальные стандарты по следующим вопросам управления документацией: сохранности, транспортировке и эксплуатации носителей, применяемых при обработке данных и хранении информации, управлению информационной безопасностью, управлению документацией, легальной допустимости и юридической силе информации, заключающейся в системах управления электронными документами, информационному менеджменту, практическому использованию закона 1998 г. о защите данных распространяется на документы на любых носителях.
Национальный архив Великобритании (National Archives) является центральным консультативным и экспертным органом, который оказывает поддержку специалистам, управляющим документацией. В настоящий период основное внимание
Национальный архив Великобритании уделяет различным вопросам управления документацией, в том числе электронной документацией, оцифровке документов. На текущий момент британский архив можно признать самым прогрессивным и активным разработчиком методик управления документами среди европейских архивных органов.
Государственный архив Великобритании издал руководство, которое устанавливает порядок употребления данного закона при управлении документацией, и опубликовал стандарты, руководства и методики по управлению документацией на разнообразных носителях в процессе их полного жизненного цикла – от создания до передачи на государственное хранение.
В 2002 г. Государственный архивом Великобритании разработал функциональные требования к системам управления электронными документами. Британские фирмы, которые являются разработчиками систем управления документацией, заинтересованными в том, чтобы их программные продукты были оценены на соответствие данным требованиям, проходят соответственное тестирование в Национальном архиве.
Национальный архив Великобритании сообщает большое значение насущным вопросам управления документами, выполняя методическое руководство деятельностью управляющих документами центральных государственных учреждений.
Следует отметить, что Национальный архив Англии в Кью, после прихода в архив инновационного менеджмента в середине прошлого десятилетия, взял курс на внедрение современных информационных технологий в практику своей оперативной работы и активно работает над проектом сохранения так называемого «цифрового наследия», отзываясь тем самым на происходящие в области государственного управления решительные модификации методов работы в формате «электронного правительства».
Для этого в архиве осуществляется проект создания электронной части архива, предназначенной для хранения электронных документов; изготовлены структурные преобразования.
С помощью новой стратегии еще в 2009 – 2010 гг. в архиве было накоплено свыше 113 млн. цифровых копий документов, а сайт архива посещали с различными целями 12 млн. исследователей (пользователей). Главной задачей архива является отбор и сохранение в архиве электронных документов правительственных учреждений. Для этого в архиве создана автоматизированная информационная система («Открытый архив. «Информационная система» – разработка НАСА США) при стоимости 3,5 млн. фунтов стерлингов.
Запланировано, что электронные документы в архив будут поступать по защищенным коммуникационным каналам из правительственных учреждений в оригинальных форматах. Т.е. Национальный архив предполагает сохранить архивные документы в таких форматах, в каких они были организованы в правительственных учреждениях. В течение 2009 г. планировалось поступление в архив около 60 гб. (примерно 4 млн. документов).
В соответствии с избранной концепцией, электронные документы сформированы в архиве в отдельный информационный массив. В целом на хранение будут приняты 2% общего объема электронных документов, которые образуются в делопроизводстве правительственных учреждений.
В настоящее время отрабатывается технология передачи электронных документов в Национальный архив. Она содержит в себе следующие этапы: отбор электронных документов для передачи в архив – подготовка ЭД к передаче на основе специального программного обеспечения – передача по каналам связи (как исключение, на обособленных (съемных) носителях) – карантин, проверка качества – включение в информационный массив – организация резервной копии информационного массива – обеспечение поиска и доступа.
Одна из основных проблем – это необходимость модификации работающей нормы: 30 летнего срока, в течение которого учреждений без права доступа к ним широкой публики. В случае с архивными электронными документами намеревается передавать их в базы данных Национального архива через три года после их окончания в делопроизводстве. Важной частью сохраняемых в архиве электронных ресурсов является информация веб-сайтов правительственных учреждений.
В 2013 г. архив приобрел на хранение информацию около 1500 сайтов правительственных учреждений с периодичностью 3 раза в год. Этой работой занимается подразделение архива из четырех сотрудников штатного состава с годовым бюджетом 500 тыс. фунтов стерлингов.
Все это говорит о значении созданной и реализуемой программы по усовершенствованию управления документацией.

На основе изучения нормативных источников и научной литературы можно прийти к следующим выводам.
Глобализация международных отношений на современном этапе привела к возрастанию значения международно-правового регулирования документооборота.
Создание специальных актов на внутригосударственном уровне не способствует развитию международных отношений, т.к. законодательство разных стран по-разному подходят к определению основных правовых институтов и принципов правового регулирования.
В последние годы в европейских странах особое внимание общественности уделяется не только вопросам работы с архивными документами длительного срока хранения, но и управлению документами как важнейшему элементу оперативной управленческой деятельности. Активному внедрению программ управления документами и разработке корпоративных стратегий в области информации и документации как в государственных организациях, так и в коммерческих способствует несколько факторов.
Прежде всего к таким факторам относится принятие и действие законодательства об архивном деле, о защите данных, о свободе информации, о правах человека. В законодательных и иных нормативных актах европейских стран содержатся требования к типам документов, которые должны быть созданы, и к срокам хранения документов.
Кроме того, могут быть установлены права или ограничения на доступ к документам или их содержанию (например, в законодательстве о свободе информации), требования к формату документов (например, в законодательстве о защите персональных данных), передаче документов в архивные учреждения (например, в законодательстве об архивах), процессам управления документами (например, законодательство может устанавливать порядок индексации (регистрации) документов в целях улучшения их хранения).
Открытость документов, представляющих общественный интерес или необходимых для реализации прав, свобод и обязанностей граждан, требует защиты информации о частной жизни, обеспечения конфиденциальности персональных данных, а упрощенность поиска, обращения с электронными документами требует, в свою очередь, защиты персональных данных, содержащихся в автоматизированных информационных системах.
Внешним признаком перехода большинства стран к информационному обществу стало применение перед названием государств латинской буквы e, что означает появление «Электронных США» (e-USA), «Электронной Европы» (e-Europe), «Электронной Франции» (e-France), «Электронной Великобритании» (e-Great Britain) и т.д.
Облегчение доступа к информации и услугам государственных органов путем применения современных информационных технологий является одним из главных элементов проекта экономического и социального обновления Европы – инициативы «e-Европа», объявленной Европейской комиссией 08 декабря 1999 года и предназначенной для ускорения развития цифровых технологий в Европе. Главы европейских государств в 2002 году приняли План действий по достижению целей «Электронной Европы».
Правильное управление документами приобретает особое значение в связи с принятием Европейской комиссией и национальными правительствами законодательства в области электронной коммерции и электронной подписи. Отдельные директивы Евросоюза признают правомочными электронный обмен данными, электронную форму сделки и цифровую подпись. Все это лежит в основе развития практики управления электронными документами.
Таким образом, в итоге курсовой работы можно сделать вывод о том, что Великобритания является передовой страной в области совершенствования управления документацией в Европе, а может быть и на общемировом уровне. Образцы мероприятий в сфере управления документацией в данной стране можно принять за основу во многих странах, в том числе данный опыт необходимо использовать и при создании нормативно-правовых актов в области ДОУ в Российской Федерации.