Организация документооборота учреждения и основные направления его совершенствования.

Цель работы – разработка направлений совершенствования организации документооборота ООО «Монтаж-Строй».

Направление движения входящих документов и технология их обработки зависят от того, кто является автором документа (вышестоящее учреждение, подведомственная организация или организация, не находящаяся в соподчиненной связи с данным учреждением), от значимости и сложности вопросов, составляющих его содержание, а также от структуры организации и сложившейся в ней системы делопроизводства.
Исходящий документопоток включает информацию, выработанную в процессе работы аппарата управления с целью ее передачи (отправки) вышестоящим или нижестоящим структурам, неподчиненным учреждениям, гражданам. Этот поток образуют письма, организационные и распорядительные документы, инструкции и т.д. Обработка исходящих документов включает: составление чернового документа; подготовку проекта документа; его согласование (визирование); удостоверение документа и его отправку. Документы, отправляемые организацией, регистрируются службой делопроизводства и передаются корреспонденту, как правило, по почте, факсу, электронной почте, а также через фельдсвязь и спецсвязь.
Посредством внутреннего документопотока обеспечивается решение задач и реализация функций в пределах учреждения без направления информации за ее пределы. Данную группу образуют организационные и распорядительные документы, инструкции внутреннего пользования, методики, служебные записки и другие документы. Стоит заметить, что в данный поток документов не включают письма, поскольку переписка между структурными подразделениями не разрешается (для этого составляют служебные и докладные записки, справки). Передача документов внутри учреждения ведется через лиц, которые назначены ответственными за организацию документооборота данного подразделения. Внутренние документы могут применяться в информационно-справочной работе на протяжении 1-3 лет. Данный срок по решению экспертной комиссии может быть продлен либо документы передаются в архив или уничтожаются.
В заключение главы можно сделать ввод, что значительное воздействие на документооборот оказывает существующая структура и функции учреждения, формы и методы управленческой деятельности. Оперативному прохождению и исполнению документов препятствуют организационные недостатки, отсутствие четкого разграничения обязанностей между должностными лицами, а также недостаточная определенность организационных функций.

Проведенные исследования позволяют сделать следующие выводы:
1. Документооборот представляет собой сложный технологический процесс, содержаний все операции по приему, регистрации, передаче, составлению, согласованию, оформлению, утверждению и отправке документов. Отсюда главное правило организации документооборота заключается в оперативном прохождении документа по максимально короткому и прямому маршруту с минимальными затратами времени. Документооборот формируется как результат налаженного «слияния» трех потоков информации, по которым «путешествуют» внутренние, входящие и исходящие документы.
2. Анализ деятельности ООО «Монтаж-Строй» и практики организации документооборота в учреждении показал, что общее делопроизводство ведется офис-менеджером, в функции которого входит осуществление операций по их приему, регистрации, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению, согласованию, подписанию и отправке документов. Все документы, которые обращаются в системе документооборота ООО «Монтаж-Строй», разделены на входящие, исходящие и внутренние. Объем документооборота в 2017 году составил 1014 документов, что на 5% больше, чем в предыдущем году.
3. В результате анализа выделены следующие проблемы в работе с документами: задержки прохождения и исполнения документов, избыточность документооборота, противоречивость принимаемых решений, бесконтрольность исполнителей, невозможность восстановления истории работы с документами.
Полученные результаты анализа определили основные направления совершенствования документооборота – разработка и внедрение СЭД «FossDoc». Проведенная оценка эффективности внедрения позволила сделать вывод в целесообразности их реализации в работе ООО «Монтаж-Строй», т.к. ежемесячный экономический эффект после внедрения системы автоматизации документооборота составит 3073,4 рублей.
Таким образом, реализованы поставленные цели и задачи исследования.