методика поиска архивных документов в делопроизводстве в архиве организации

Целью курсовой работы станет исследование методики поиска документов и дел в государственном архиве.

После окончания делопроизводством дела изымаются из скоросшивателей, переформировываются, переплетаются, нумеруются, уточняются данные как их обложках. На них составляются годовые описи дел структурного подразделения. Удела, включенного в годовую опись, кроме индекса по номенклатуре появляется еще и архивный номер.
Дела  в описи дел структурного подразделения  нумеруются в валовом порядке (1, 2, 3 и т.д.). Однако в одном структурном подразделении ежегодно может быть составлено несколько описей, поэтому существенное значение имеет не только № дела, но и № описи.
Описи дел структурных подразделений  нумеруются следующим образом, например 5п—81, где 5 — номер структурного подразделения; буква обозначает категорию документов (п — постоянною хранения, в — временного хранения, л/с — по личному составу и т.п.), а 81 — последние цифры года, когда дело было закончено делопроизводством. Номер дела ставится на обложке карандашом, так как, когда дела передаются в архив учреждения, то там, на основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел учреждения.
После передач и дел в архив учреждения по описи, один экземпляр описи остается в структурном подразделении. В архиве учреждения ежегодно составляется также несколько сводных описей (дел постоянного хранения, долговременного хранения, по личному составу и т.д.), где дела всех структурных подразделений имеют общую валовую нумерацию, поэтому номер дела в описи дел структурного подразделения отличается от номера тогоже дела в сводной описи учреждения. Номер дела проставляется на обложке дела чернилами после утверждения сводной описи дел учреждения на ЭК организации и согласования ее с ЭПК архивного учреждения (для государственных и негосударственных учреждений, заключивших договор с государственным архивом). Однако и этот номер не является окончательным — на дела постоянного хранения и дела по личному составу составляются так называемые законченные описи дел. Количество дел в законченной описи, как правило, не должно быть меньше 1000, поэтому в законченную опись включаются дела учреждения за несколько лет. В законченной описи дела учреждения за несколько лет также нумеруются в валовом порядке. По законченным описям дела передаются в государственный или объединенный архив учреждения и хранятся уже там.
    

Проанализировав свою курсовую работу по теме «Методика поиска архивных документов в делопроизводстве в архиве организации» я точно могу сказать, что архивы недостаточно скомплектовать не менее важно обеспечить их учет и сохранность в делопроизводстве в архиве организации.
Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам. До их пор бытует мнение о «бесполезности бумаг» и о «пыльном архиве» как о чем-то ненужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. Но ведь архивы это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или ком-либо.
Специалистам, решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, как и я, необходимо знать основы обеспечения учета документов. Система мер по обеспечению их учета включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации учета, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных материалов и др.).
Так же я узнала, что в архиве организации, где документы интенсивно используются в различных целях, рекомендуется создавать фонд пользования, который может быть создан путем микрофильмирования, ксерокопирования, с применением электронных носителей, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.