Делопроизводитель — моя будущая профессия

Цель исследования – анализ деятельности делопроизводителя.

В обязанности делопроизводителя входит прием почтовых писем, ведение деловой переписки, составление отчёта о проделанной работе. Кроме того, этот специалист осуществляет прием приходящих в компанию писем, которые в дальнейшем направляются соответствующему должностному лицу, то есть их адресату. Помимо этого делопроизводитель осуществляет контроль прохождения документации и реализацию указанных в ней распоряжений. В своей деятельности делопроизводитель применяется ряд технических устройств. Например, телефон, факс, копировальный аппарат, принтер, а также сканер.
Должностные обязанности делопроизводителя напрямую связаны с сферой деятельности и величиной организации, в которой он работает. К числу основных функциональных обязанностей делопроизводителя относятся следующие:
- ведение документооборота организации;
- регистрация и обработка документации;
- ведение телефонных переговоров, а также работа с клиентами;
- контроль своевременного исполнения документации;
- ведение архива документов;
- знание базовых положений ЕГСД (Единой государственной системы делопроизводства), а также нормативно-правовых актов, которые содержатв себе правила ведения документации в той или иной компании.
В некоторых организациях обязанностями делопроизводителя является также и перевод корреспонденции и документации с английского языка на русский или наоборот.
К числу базовых требований к делопроизводителю следует относить:
– высшее образование (по направлению: экономика, документоведение или архивоведение);
– владение ПК и офисной техникой;
– умение работать с документацией (оформление документов, ведение реестров, архивирование);
– умение вести беседу с клиентами и посетителями;
– стаж работы на аналогичной или подобной должности свыше одного года.
Помимо профессиональных навыков, делопроизводителю следует быть аккуратным, внимательным и отличаться усидчивостью. Делопроизводитель должен обладать способностью к длительной концентрации внимания, хорошей долговременной и оперативной памятью, эмоциональной устойчивостью, а также быть толерантным к людям. Важно иметь навыки делового общения, адекватно воспринимать критику в собственный адрес.
Для того чтобы занять должность делопроизводителя в крупной организации необходимо обладать высшим образованием и опытом работы свыше одного года. Помимо этого, делопроизводителю следует окончить курсы ПК, ведь в его обязанности входит работа с компьютером и офисной техникой. Некоторые компании считают, что делопроизводитель должен обладать знаниями английского языка.
Исследуемая профессия имеет определенные медицинские противопоказания. Так, деятельность делопроизводителя нежелательная для людей, которые страдают заболеваниями дыхательных органов (бронхиальная астма или туберкулез), сердечно-сосудистой системы (порок сердца, гипертония), а также заболеваниями нервной системы (неврозы, менингит или опухоли).

Изучив сущность деятельности делопроизводителя, можно сделать определенные выводы.
Должность делопроизводителя является подходящей для людей, которые отличаются спокойствием и усидчивостью. Это связано с тем, что эта работа не предусматривает какой-либо «беготни» по тем или иным инстанциям. Все вопросы и проблемы решаются на месте, в пределах конкретного предприятия. Кроме того, делопроизводитель должен отличаться высоким уровнем организованности своей деятельности, оперативной памятью и аккуратностью. Труд делопроизводителя представляет собой необходимый элемент в сложном механизме управления в каждой компании без исключения, независимо от специфики деятельности и размеров.
Хотелось бы отметить, что профессия делопроизводителя имеет определенные медицинские противопоказания, но мне такая работа подходит. Так как деятельность непосредственно связана с документами, очевидно, что в воздухе будет содержаться высокая концентрация бумажной пыли, что является очень опасным для аллергиков. Так как я не отношусь к такой группе, а также не имею заболеваний, которые являются нежелательными для делопроизводителя, можно сделать вывод, что я способна занимать эту должность.
Имидж любой компании формируется из различных элементов. Далеко не последнее место среди них занимают профессиональные знания, навыки, а также поведенческие особенности делопроизводителя. Профессия делопроизводителя требует от человека высокого уровня подготовленности, профессионализма, а также целого комплекса деловых и личностных качеств. От профессионального уровня делопроизводителя во многом зависит престиж и успешная деятельность организации Специфика работы делопроизводителя состоит в том, что он занят не только работой с документами (составление, редактирование, оформление, систематизация, подготовка документов к архивному хранению) с применением современной оргтехники и средств связи, но и осуществляет процессы коммуникации с рядом должностных лиц и посетителей. В обязанности делопроизводителя входит также решение вопросов по телефону, активное участие в подготовке заседаний и совещаний, а также работа хозяйственного характера. Делопроизводителю необходимо обладать широким кругозором и развитым интеллектом, но еще важнее – иметь высокий уровень психологической компетентности, способность к сопереживанию, готовность к сотрудничеству, а также эмоциональную устойчивость и зрелость.
Значимым фактором в деятельности делопроизводителя принято считать хороший контакт с руководителем, умение выполнять работу в его стиле, оказывать максимальную помощь руководителю и экономить его время.
В последнее время профессия подверглась значительным изменениям. С появлением современных информационных технологий значительно снизилась трудоемкость процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска, хранения, а также пересылки адресату. В то же время возросла роль делопроизводителя в качестве организатора, диспетчера, консультанта.