Анализ состояния ДОУ в организации

Цель работы – анализ документирования и технологий работы с документами секретаря и разработка рекомендаций по совершенствованию делопроизводства.

Документы, поступающие по электронной почте секретарь распечатывает, регистрирует в журнале входящих документов с пометкой «Эл» и передает на рассмотрение директору. Документы, поступающие на бумажных носителях, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение. Затем документы доставляются исполнителям.
Прием, первичная обработка и регистрация документов осуществляется секретарем. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»). На входящем документе проставляется регистрационный штамп.
Регистрации подлежат распорядительные документы  (приказы), служебные документы (запросы, письма и ответы).
Документы регистрируются в журнале входящей документации в день их поступления. После регистрации секретарь все без исключения документы отправляет на рассмотрение директору. В процессе рассмотрения документа директор накладывает свою резолюцию, в которой в качестве исполнителей указывает должностное лицо. Рассмотренные документы возвращаются секретарю, и он вносит содержание резолюции в регистрационный журнал, а подлинник документа передается на исполнение. Документ ставится на контроль, который ведется по журналам регистрации.
Основная работа секретаря с отправляемыми документами заключается в их регистрации, обработке и отправке. Отправляемые документы регистрируются в журнале исходящей документации и передаются почтовой, либо электронной почтой. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса, отправляются в тот же день.
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - прохождению поступающих документов. Проекты приказов после подготовки передаются секретарем на подпись директору. Затем они регистрируются, а копии подписанных приказов направляются исполнителям. Передача документов между структурными подразделениями и должностными лицами осуществляется через секретаря.
В МКУ «ПС» г. Сердобска не разработана номенклатура дел. Документы систематизируются по годам, а внутри по алфавиту наименования дел.
Контролю подлежат документы, требующие исполнения (приказы, входящие письма). Контроль исполнения документов осуществляет секретарь по поручению директора.
Контроль исполнения документов включает такие этапы:
постановка документов на контроль;
доведение документов до исполнителя;
предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
снятие документов с контроля;
учет и обобщение хода и результатов исполнения документов.
Постановка документов на контроль совпадает со временем регистрации входящих или созданных документов. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения директором, который в своей резолюции определяет конкретный срок.
Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле. Такая же отметка проставляется в регистрационном журнале входящих или исходящих документов в специальной графе. Контроль исполнения внутренних документов (приказов) ведется в устной форме.
В течение срока исполнения документа секретарь проводит предварительные проверки и регулирует ход исполнения в устной форме. Снятие документа с контроля осуществляет также секретарь, проставляя отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является то, что контроль ведется в журнальной форме, что является весьма неудобным, особенно при контроле документов с длительными сроками исполнения.

В ходе исследования был проведен анализ организации документационного обеспечения МКУ «ПС» г. Сердобска. По результатам анализа выявлено, что в организации документационное обеспечение управления является обязанностью секретаря. Он принимает и обрабатывает документы, регистрирует их, следит за ходом их исполнения, формирует документы в дела и др.
Выявлено что, деятельность МКУ «ПС» г. Сердобска регулируется законодательными, локальными документами. В делопроизводстве используются нормативно-методические документы. Обязательны для применения законы. Характер рекомендательный носят методические документы по делопроизводству. Такие документы содержат рекомендации, как лучше оформлять документы, как удобнее организовать работу с ними. При этом учреждение самостоятельно решает, придерживаться этих рекомендаций или разработать свои стандарты.
Организация делопроизводства в МКУ «ПС» г. Сердобска характеризуется отсутствием службы делопроизводства: за организацию делопроизводства отвечает секретарь, который относится к обслуживающему персоналу.
В деятельности МКУ «ПС» г. Сердобска образуются следующие системы документов: распорядительные, информационно – справочные, отчетно-статистические документы, учетные и регистрационные документы, договорные документы.
Документы регистрируются централизованно секретарем. Основной принцип регистрации – однократность. Все документы после регистрации сначала рассматриваются директором, и только после этого направляются исполнителем. Форма регистрации – журнальная.
Систематизация документов и дел, текущее хранение дел организовано по хронологии и алфавиту, так как номенклатура дел не разработана. Формированием дел занимается секретарь. Различные виды документов группируются в дела по-разному.
В текущем делопроизводстве большинство дел хранятся у секретаря, документы специального делопроизводства – у ответственных специалистов. Архивное хранение, экспертизу ценности и передачу в муниципальный архив также осуществляет секретарь.
Анализ документирования и организации работы с документами МКУ «ПС» г. Сердобска позволил выявить ряд недоработок в этой сфере: отсутствие некоторых обязательных реквизитов на документах; составление документов с ошибками; отсутствие индивидуальной инструкции по делопроизводству и номенклатуры дел.
На основе анализа были даны рекомендации по совершенствованию системы документационного обеспечения: разработан проект инструкции по делопроизводству и проект номенклатуры дел.