«Должностные инструкции как средство управления поведением в организации»

Цель работы – проанализировать должностные инструкции как средство управления поведением в организации.

Каждая система критериальных оценок должна отвечать ряду условий, к которым можно отнести объективность, конкретность, измеряемость. В связи с этим фразы наподобие «точное и своевременное исполнение своих обязанностей» являются неуместными, так как они не дают возможности оценить качество деятельности того или иного работника. Для результативного исполнения своих обязанностей работнику нужны соответствующие его ответственности и организационной структуре предприятия права. Нужно принимать в расчет, что иногда граница между правами и обязанностями весьма условна, в связи с этим необходимо четкое разделение прав и обязанностей. Следующим важным моментом, на который при формировании должностной инструкции следует обратить пристальное внимание, является фиксирование объема взаимодействия работника, то есть круга должностных лиц, с которыми он взаимодействует и обменивается данными.
Эффективно сформированная отчетность становится не просто связующим элементом между управленческими решениями и итогами их реального воплощения, но и инструментом, позволяющим систематизировать работу сотрудников, приучить их структурировать свое рабочее время.
Для формирования должностной инструкции нужна информация. Вопросы, ответы на которые помогут ее сформировать, следует формулировать в 2-х плоскостях:
во-первых, учитывая интересы сегодняшнего дня,
во-вторых, учитывая то,
«как должно быть»;
кому непосредственно работник подчиняется и по каким вопросам;
кто еще отдает (или может отдавать) ему указания и по каким вопросам;
от кого конкретно и в какие сроки он получает необходимые данные и какие именно;
какие данные, в какие сроки он подает, кто их истребует;
каковы главные задачи, решаемые работником (направления деятельности);
каковы его функциональные обязанности;
в каких областях и каким объемом знаний нужно обладать ему и его коллегам по отделу;
что конкретно работник должен уметь делать;
какими должны быть его образовательный уровень и уровень его коллег;
какими правами он должен обладать для результативной реализации своих обязанностей;
какой должна быть мера ответственности;
каким образом он должен общаться с «внешним миром», по каким вопросам и в каком объеме информации;
при каких условиях работа сотрудника может являться вполне успешной;
какие обобщенные данные об итогах работы сотрудника и в какие сроки должны поступать его непосредственным руководителям.
Следует принимать в расчет, что работники, как правило, болезненно относятся к разработке любого регламента их работы. В связи с этим процесс внедрения должностных инструкций в практику деятельности предприятия может быть сложным. Проведенная работа даст возможность применить собранные данные при аттестации работников и для установления направления роста работников. Качественное применение должностных инструкций работников будет способствовать наилучшему пониманию руководителями ситуации на предприятии, даст возможность руководителям повышать результативность управления сотрудниками.
Должностные инструкции следует пересматривать при изменении функций сотрудников в связи с осуществлением мер по улучшению организации труда, техники и технологии. Согласно Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, круг вопросов, которые нужно отразить в должностной инструкции, группируется в определенные разделы.
В разделе «Общие положения» указывают главные задачи сотрудника, нормативные документы, которыми регламентируется его деятельность, подчиненность сотрудника, порядок его назначения и освобождения от должности, нужный уровень профподготовки. Здесь также нужно указывать порядок замещения сотрудника в случае его отсутствия.
Следующим разделом должностной инструкции являются «Должностные обязанности работника». При формировании данного раздела нужно учитывать задачи и назначения отдела, а также работы, предусмотренные соответствующей квалификационной характеристикой. Следует разграничить работу между сотрудниками отдела, в особенности тщательно это следует сделать по должностям, которые близки по содержанию труда. В данном разделе нужно представить полный список всех работ, которые нужно исполнять при замещении этой должности в определенных организационно-технических обстоятельствах. При формировании этого раздела следует применять утвержденные положения о структурных отделах для того, чтобы все функции, которые возложены на тот или иной отдел, были реализованы через должностные обязанности его сотрудников.
В разделе «Права» закреплены полномочия, представленные сотруднику для самостоятельного разрешения всех вопросов, которые относятся к его компетенции. При формировании этого раздела нужно сформулировать основанные на должностных обязанностях полномочия, к которым можно отнести право принятия решений и указаний по определенным вопросам, подписания или визирования документов, представления от имени структурного отдела или трудового коллектива, получения необходимых данных, осуществления контроля и др.
Следующий раздел должностной инструкции устанавливает личную ответственность сотрудника за свою работу, правильное и своевременное применение представленных ему прав, состояние дел на порученном участке работы.
В самостоятельном разделе нужно определить главные взаимосвязи исполнителя с сотрудниками своего и других отделов, а также с внешними предприятиями, которые необходимы для исполнения возложенных на него обязанностей. Здесь указывают информацию, которую используют при исполнении должностных обязанностей, от кого и в какие сроки она поступает и пр.
Должностные инструкции утверждает, как правило, первый руководитель предприятия. Вопросы согласования текстов должностных инструкций и привлечения к этому конкретных должностных лиц определяются в индивидуальном порядке в каждом предприятии в зависимости от его структуры, штатного состава и сформировавшихся традиций. К примеру, в большинстве предприятий тексты должностных инструкций согласовывают с юристами.
Должностные инструкции доводят до сведения сотрудников под расписку. Для внесения в должностные инструкции определенных изменений и дополнений издают соответствующий приказ руководителя предприятия, который доводят до сведения сотрудников под расписку. Приказ о внесении изменений издают, если необходимо перераспределить функции и должностные обязанности, реорганизовать, сократить штат и пр. Также должностные инструкции могут быть заменены и вновь утверждены в ряде случаев, которые указаны на рис. 1.2.
Случаи

Трудовой кодекс РФ дает следующее определение для должностной инструкции – иные локальные нормативные акты, которые непосредственно связаны с трудовой активностью работников и с которыми каждый принимаемый на работу сотрудник должен ознакомиться под роспись. Должностные инструкции являются необходимым средством управления сотрудниками предприятия, так как способствуют: исключению дублирования при исполнении определенных видов работ; гарантированию взаимосвязи сотрудников, занимающих разные должности, при разрешении производственно-управленческих задач; объективной оценке деятельности работника при разрешении вопроса о соответствии занимаемой должности; обоснованию необходимости наложения дисциплинарных взысканий при неисполнении или некачественном исполнении работником возложенных на него трудовых функций. Должностная инструкция – это организационно-распорядительный документ, определяющий совокупность трудовых функций (должностных обязанностей) каждого сотрудника, его прав и ответственности за выполняемую работу.
Значительный недостаток большинства должностных инструкций – неадекватное отражение в них должностных обязанностей и прав. Должностная инструкция является не просто перечислением направлений деятельности работника, а документом, позволяющим регламентировать работу сотрудника в рамках определенной должности в структуре и системе управления предприятием. Должностные инструкции следует пересматривать при изменении функций сотрудников в связи с осуществлением мер по улучшению организации труда, техники и технологии.
Объектом исследования стало общество с ограниченной ответственностью «Вираж». Основные направления деятельности – переработка макулатуры и отходы полиэтилена. ООО «Вираж» предлагает полный комплекс услуг («под ключ»): от вывоза и утилизации вторичных отходов до создания, развития и поддержки экологических проектов. Так же компания располагает автоматизированным производством и наилучшим прессом голландской фирмы «Bollegraaf». Организационная структура предприятия состоит из следующих основных организационных единиц: директор, в его функции входит решение управленческих и организационных задач, а также все функции по маркетингу и сбыту услуг (заключение договоров с заказчиками, ведение финансовых документации и др.), бухгалтерские функции; рабочие, в их функции входит сбор сырья и прессование; водители, в их функции входит вождение и перевозка.
Анализ используемых в настоящее время должностных инструкций показал следующее: состав разделов данного документа остается неизменным на протяжении десятилетий; форма подачи материала в виде сплошного текста, разделенного только заголовками разделов, не пригодна для структурирования информации, а, следовательно, не может быть автоматизирована; все должностные инструкции на предприятии характеризуются тем, что обязанности и права в них указываются в самом общем виде, то есть лишены конкретики.