Анализ документооборота в современных учреждениях.»Безбумажное делопроизводство».

целью данной курсовой работы является раскрытие понятия «безбумажного делопроизводства».

При организации как бумажного, так и безбумажного документооборота в современных учреждениях необходимо руководствоваться следующими правилами. Во–первых, сокращение инстанций, по которым проходит документ. Во–вторых, должны активно применяться компьютерные технологии. В–третьих, регистрация документов должна производиться только один раз. В–четвертых, все операции по приему, обработке и отправке документов должны быть централизованы и должны осуществляться в службе ДОУ.
При соблюдении указанных правил организации документооборота в современных организациях удастся повысить качество принимаемых управленческих решений, а также добиться улучшения документационного обеспечения управления.
Документооборот в свою очередь подразделяется на потоки документов. Речь о документопотоках пойдет далее.
1.2 Характеристика документопотока в современных учреждениях
Документопоток – совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут. Документопотоки обеспечивают прямую и обратную связь в управлении.
По направлению выделяют горизонтальные и вертикальные документопотоки. Горизонтальные документопотоки связывают организации одного уровня, а вертикальные документопотоки связывают организации разного уровня, к примеру, руководящий орган и его филиалы.
По отношению к управленческому объекту выделяют входящие документопотоки, исходящие документопотоки и внутренние документопотоки. Все три вида документопотоков по отношению к управленческому объекту тесно взаимосвязаны между собой. Т.к., например, входящие документы могут быть использованы при подготовке исходящих или внутренних.
Стоит отметить то, что каждый документопоток по отношению к управленческому объекту должен иметь стабильный маршрут движения.
Рассмотрим все документопотоки по отношению к управленческому объекту подробнее.
Общее количество документооборота определяется таким термином, как «объем документооборота». Объем документооборота – общее количество документов, которые поступили в учреждение или были созданы в нем за какой–то определенный период времени. Объем документооборота включает в себя входящие, исходящие, внутренние документы и все изготовленные копии документов.
Подсчитывается документооборот на участках первоначальной обработки и отправки документации. Службы делопроизводства должны периодически составлять отчеты об объеме документа оборота, где указывается, как количество документов, так и анализируется объем документооборота учреждения. Такие отчеты позволяют наглядно представить состояние документооборота, учесть закономерности роста или снижения количества документов в организации.
Учет документооборота также позволяет определить загрузку учреждения, структурных подразделений и отдельных специалистов. Также учет документооборота может способствовать усовершенствованию процессов обработки документов в учреждении.

Задача делопроизводственных служб учреждения заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.
Документы организаций можно разделить на три группы: входящие, исходящие и внутренние. Работа с документами каждой группы имеет свои особенности. В крупных организациях приемом и первичной обработкой корреспонденции занимается специальное структурное подразделение (экспедиция), в небольших корреспонденция доставляется секретарю руководителя организации.
Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.
Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота (СЭД), позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Однако и для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом. Это обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организации, создающим кризисы «переходного возраста» и приводящим к необходимости реструктуризации, а также развитием информационно–коммуникационных технологий с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, с другой – заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов
Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по–разному: одни – в повышении эффективности организационно–распорядительного документооборота (ОРД), другие – в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть базовым инструментом управления, а для других – средством и продуктом производства.