Влияние научно-технического прогресса на обеспечение сохранности документов

Цель работы заключается в изучении влияния научно-технического прогресса на обеспечение сохранности документов.

Анализ документов архивов позволяет очень четко определить основные функции письменных документов, хранившихся в них, – расширение политических и экономических отношений в обществе и государстве, сохранение истории государства, обеспечение религиозных обрядов, информирование новых поколений об истории и традициях общества.
В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории России архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фотодокументы, электронные и телеметрические документы, переписи, рисунки, чертежи, схемы, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.
Архивный фонд Российской Федерации делится на две большие части государственную (государственная и муниципальная ст. 7 и 8) и негосударственную (ст. 9) Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).
Сеть архивов и архивных учреждений формируется в процессе формирования нации и оформления государственности. Появление определенного количества архивов, их видовое разнообразие приводит к необходимости установления определенных отношений между архивами, между архивами и государством, между архивами и обществом.
Государство вынуждено регулировать такие отношения в связи с необходимостью выполнения практических задач, обусловленных запросами граждан, и соблюдения политических интересов, вытекающих из представления об архивах как «социальной памяти общества». Таким образом, все разрозненное множество рано или поздно должно быть объединено в единую сеть, а затем – в систему.
Сеть архивов и архивных учреждений, помимо собственно архивов, включает органы управления архивным делом, архивные учебные заведения и научно-исследовательские учреждения, общественные организации архивистов.
В функции органов управления архивным делом входит координация деятельности архивов на определенной территории, а в ряде случаев и прямой контроль над их деятельностью.
Федеральные архивы непосредственно подчиняются Федеральному архивному агентству Российской Федерации. Существует 15 федеральных архивов:
– Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ);
– Российский государственный архив древних актов (РГАДА);
– Российский государственный исторический архив (г. Санкт-Петербург);
– Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА);
– Российский государственный архив экономики (РГАЭ);
– Российский государственный архив социально-политической истории;
– Российский государственный архив новейшей истории;
– Российский государственный военный архив;
– Российский государственный архив военно-морского флота (г. Санкт-Петербург);
– Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ);
– Российский государственный архив научно-технической документации (РГАНТД) и филиал РГАНТД в г. Самара;
– Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФ);
– Российский государственный архив фотодокументов (РГАФД);
– Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (г. Владивосток);
– Центр хранения страхового фонда (г. Ялуторовск).
В архивную систему Российской Федерации помимо архивов входят научно-исследовательские и учебные заведения. Ведущим отраслевым научно-исследовательским институтом в области архивного дела в России остается Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), созданный в 1966 году. Институт создавался в целях формирования теоретической и методической базы архивоведения и архивного дела в России.
В Российской Федерации в целом, и в Брянской области в частности, действует большое количество учреждений, организаций и предприятий. Однако, только некоторые из них сдают свои документы на государственное или муниципальное хранение и, таким образом, являются источниками комплектования архивов.
Так, например, в Брянской области ведут свою работу три основных архива:
1. Государственный архив Брянской области.
2. Муниципальный Брянской городской архив.
3. Брянской центр документации и новейшей истории.
В целях определения наиболее полного состава источников комплектования архивов выявляются, по возможности, все организации, действующие в пределах зоны комплектования архива. После этого с ними устанавливаются деловые контакты, анализируется структура, функции, состав документов организации путем изучения организационно-распорядительных, планово-отчетных и других документов. В результате устанавливается, какие стороны экономической, социальной, культурной, общественно-политической жизни отражаются в деятельности данной организации; место, занимаемое организацией в структуре отрасли или общественной жизни; масштаб ее деятельности и др.
Списки учреждений, организаций и предприятий источников комплектования архивов закрепляют круг организаций, которым уделяется приоритетное внимание со стороны архивных органов при организации своей деятельности. Архив ведет наблюдательное дело на каждую организацию, являющуюся источником комплектования архива, в которое включаются документы, характеризующие ее правовой статус и деятельность, а также работу ведомственного архива и организацию документов в делопроизводстве и оказывает организациям необходимую методическую помощь в организации делопроизводства и ведомственного архива.
Таким образом, архивная система Российской Федерации состоит из сети архивных учреждений и архивного законодательства, которое призвано обеспечить целостность и безопасность архивов являющихся, по сути, частью культурного наследия нации.
Ведомственные архивы являются важной частью архивной системы, поскольку хранят документы, содержащие социально-значимую информацию действующих учреждений, организаций и предприятий. По истечении временного срока хранения эти документы поступают на государственное или муниципальное хранение. Важным этапом для передачи на постоянное хранение является экспертиза ценности документов, осуществляемая экспертными комиссиями.

Рекомендациями предусмотрены различные формы использования электронных документов архива организации, в том числе:
информационное обеспечение пользователей в читальном зале;
исполнение запросов пользователей, в том числе социально-правового характера;
выдача экземпляров архивных электронных документов по запросам физических и юридических лиц;
выдача архивных электронных документов во временное пользование в структурные подразделения организации и сторонние организации;
при наличии информационной системы - доступ работников организации к документам архива непосредственно с рабочих мест по локальной сети организации в соответствии с установленными правами доступа к документам.
Архив организации может обеспечивать удаленный доступ к электронным документам архива, при организации удаленного доступа по информационно-телекоммуникационной сети Интернет обеспечивается идентификация пользователей системы и защита от несанкционированного доступа.
При необходимости выдачи электронных документов архива пользователям документы выдаются на обособленных электронных носителях (копия рабочего экземпляра электронных документов) или копируются сотрудником архива на жест¬кий диск компьютера, после чего предоставляется доступ к документу (по локальной сети организации или пересылается по электронной почте).
Наряду с проектом Рекомендаций по организации хранения электронных документов в архивах организаций ВНИИДАД подготовил проект Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах, содержащий более детализированные, чем в Правилах , положения по работе с электронными документами в государственных и муниципальных архивах в рамках сложившихся в архивном деле методов, правил и процедур обеспечения сохранности, комплектования, учета архивных документов.
Рекомендации предназначены для федеральных государственных архивов и государственных архивов субъектов Российской Федерации. Они также могут быть использованы в муниципальных архивах, музеях и библиотеках, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации, с учетом их материально-технических, финансовых и иных возможностей.
В целом Рекомендации основываются на тех же методологических принципах, что и рассмотренные выше Рекомендации по организации хранения электронных документов в архивах организаций: они направлены на упорядочение и регламентацию работ по хранению, комплектованию и учету электронных документов в государственных и муниципальных архивах. Положения рекомендаций нацелены на унификацию работы с электронными документами в государственных и муниципальных архивах, и в перспективе, по мере накопления опыта работы с электронными документами в государственных и муниципальных архивах, может быть обоснована необходимость внесения изменений в нормативные документы, регулирующие вопросы организации архивного хранения документов.