Текстовые документы: способы создания, придание юридической силы.

Цель данной работы – выявить и проанализировать особенности делопроизводства, касающиеся создания и регистрации документов, сделать вывод об основных положительных и отрицательных сторонах,провести анализ нормативных актов в сфере делопроизводства.

Внедрение СЭД во все сферы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации потребовало признания электронного документ, как одного из основных носителей информации. Сегодня на законодательном уровне электронные документы наделены одинаковой юридической силой с бумажными документами. В настоящее время порядок работы с электронными документами закреплен во многих законах. Целиком электронного документа касается Федеральный закон от 10.01.2002г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» с изменениями от 06.04.2011г..
По распоряжению Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» изданного в связи с внедрением электронного документооборота продолжает совершенствоваться и расширяться электронная сеть документооборота между исполнительными и муниципальными органами власти.
В данном документе говориться о реализации мероприятий по переходу на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности федеральными органами исполнительной власти.
2) акты, устанавливающие правовые отношения в различных областях жизни общества (муниципальное, гражданское, административное, уголовное, уголовно-процессуальное, трудовое и другое законодательства РФ) и содержащие нормы документирования данных отношений. Например, Гражданский кодекс РФ, Кодекс РФ об административных правонарушениях, Трудовой кодекс РФ.
Например, статьи главы 4 Гражданского кодекса РФ устанавливают виды и состав документов от создания до ликвидации юридического лица: документы, создаваемые с целью фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др.
Ряд законодательных актов содержит нормы, которые учитываются при составлении и оформлении документов. Так, правовые основы организации государственной службы и положение сотрудников государственных органов закреплены в Федеральном законе от 27.07.2004 г. №79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ». Статьи закона устанавливают порядок документирования прохождения государственной службы, оформления трудового договора и обязательность ведения личного дела.
Постановлением Правительства РФ в 1997 г. утверждены «Правила подготовки правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации». В Правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки.
Документированию гражданских отношений посвящен общеотраслевой нормативный акты, принятый совместно несколькими министерствами. Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», принят Государственной Думой 21 апреля 2006 года. Закон регламентирует порядок взаимоотношений физических и юридических лиц, правила и сроки исполнения запросов, фиксирующих факты, события и участников тех или иных отношений, к которым причастны граждане.
Проследить историческую преемственность можно в Государственных стандартах о создании документации, ее унификации. В 2014 году Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) пересмотрел ГОСТ Р 6.30-2003 и привел его в соответствие с новым законодательством. Результатом пересмотра стал ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который начал действовать с 1 июля 2017 года.
В 2018 году разработана и введена в действие новая Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях. Она устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах исполнительной власти и организациях.
Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует правила, касающиеся регулирует вопросы работы с документами:
- оформления,
- процесс работы с документами на всех этапах,
- обеспечение сохранности,
- передачу документов на архивное хранение,
- работу службы делопроизводства с новыми информационными технологиями в работе с документами.
Законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов РФ, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.
Действующее сегодня архивное законодательство отвечает на многие вопросы деятельности архивных учреждений всех уровней: федеральных, государственных, муниципальных, ведомственных.Основным законодательным актом регулирующим деятельность архивных служб организаций всех форм собственности является Федеральный закон №125-ФЗ от 01.10.2004 «Об архивном деле в РФ».
Завершая обзор базы федерального уровня, отметим, что прослеживается нерешенность многих вопросов ДОУ .
Работа служб делопроизводства и организации документооборота в государственных органах власти и организации осуществляется по разным нормативным-методическим документам: соответствовать действующим сегодня общегосударственным нормативно документаморганизации работают по Примерной инструкции по делопроизводству в государственной организации, а федеральные органы власти по Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 действующего с 1.07.2018 не совпадают с Примерной инструкцией, хотя следует обратить внимание, что разрабатывались документы одновременно в 2016-2017 гг. Этот факт указывает на отсутствие совместно работы министерств.
Одновременно с тем, Примерная инструкция не дает полного порядка работы с документацией, ссылаясь на необходимость организаций создавать локальные нормативные акты по делопроизводству.

На основании проведенного анализа нормативно-методического обеспечения службы делопроизводства, можно сделать вывод, что документирование деятельности, а именно, создание текстовых документов и их регистрация, заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, т.е. создании документов.
Основанием для создания документов является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи, сохранения и использования информации на протяжении определенного времени.
Необходимость создания текстовых документов обусловлено тем, что в некоторых случаях невозможно или сложно осуществить бездокументный обмен информацией, тогда создаются документы, чтобы дать разъяснения, указания, провести инструктаж.
Взятые за основу Методические рекомендации и ГОСТы не могут в полной мере отобразить текущее делопроизводство конкретной организации, поэтому в организациях должна быть своя индивидуальная инструкция по делопроизводству
Основной задачей разработки Инструкции по делопроизводству является установление единого порядка документирования и работы с документами организации и ее структурных подразделений на основе использования современной техники, автоматизированной технологии работы с документами, обеспечение максимального сокращения количества документов.
Проведенный анализ создания документов и придания им юридической силы в Департаменте аппарата Губернатора и Правительства Севастополя выявил соответствие организации труда новым нормативным актам.
Распорядительные документы Департамента составляются на бланках с наличием необходимых реквизитов. Документы проходят необходимые процедуры для придания им юридической силы: визирование, подписание, простановка печатей и штампов, регистрацию и заверение копий.
Простановка подписи и печати руководителя осуществляется в соответствии с новейшими нормативно-правовыми актами, регламентирующими работу с цифровой подписью и направлении электронного документа в СЭД.