Тайм-менеджмент: способы эффективного использования рабочего времени

Таким образом, разработка и внедрение системы тайм-менеджмента — это всегда комплексное решение задач по временной оптимизации организационных процессов. Критериями оценки эффективности использования тайм-менеджмента является измеримость, системность, гибкость, целеустремленность, своевременность, контролируемость, легкость.

2.2 Методики тайм-менеджмента

Сегодня существует большое количество различных авторских методик «тайм-менеджмента», которые позволяют повысить эффективность личного тайм-менеджмента.
Значительное распространение получили принцип Парето, система планирования Франклина, «АБВ-анализ, принцип Эйзенхауэра, метод «Альпы», система планирования «60/20/20». Заодно следует отметить, что в тайм-менеджменте не существует универсальной технологии, которая подойдет абсолютно всем и обеспечит желаемый результат.
Большинство разработанных технологий в сфере управления порой учитывают индивидуальное отношение ко времени личности, однако без внимания оставляют особенности коллектива, специфику задач, которые им решаются, а также сформированные групповые нормы отношения ко времени.
В целом, каждый менеджер должен выработать собственную систему управления времени, эффективно использовать свои возможности и потенциал коллектива, который он возглавляет. Формирование на предприятии системы управления временем, прежде всего, должно быть ориентировано на развитие у работников трех важнейших составляющих временной компетентности, в частности: осознание времени, эмоционального переживания времени и организации времени профессиональной деятельности, что в комплексе обеспечивает их эмоциональную стабильность, стрессоустойчивость и самоорганизацию.
Процесс управления временем охватывает широкий спектр деятельности: инвентаризация времени и определение непроизводительных его затрат («поглотителей времени»); систематическое планирование времени и определение временных ограничений; выбор приоритетов, постоянное разграничение и согласование профессиональных и личностных целей; использование техники выполнения заданий 4D (удаление (delete), задержки (delay), делегирование (delegate), уменьшение (diminish).
По нашему мнению, первым этапом внедрения корпоративного тайм-менеджмента на предприятии должна быть инвентаризация использования рабочего времени каждым работником. И только после этого целесообразно организовывать и проводить соответствующие тренинги с целью обучения персонала рационально использовать свое время, а также обеспечивать их сопровождение определенными пред — и послетренинговыми мерами.
Важным условием построения эффективной системы корпоративного тайм-менеджмента на предприятии является формирование единой системы координат, в которой работает весь персонал предприятия, то есть разработка и внедрение в корпоративную культуру стандартов по тайм-менеджмента (зафиксированных документально и доведенных до сведения персонала правил, регулирующих вопросы его временной организации профессиональной деятельности). В частности, планирования времени, управления задачами и коммуникациями, технология проведения собраний и совещаний.
При внедрении корпоративного тайм-менеджмента целесообразным является использование разнообразных информационных технологий и локальных сетей для организации коммуникационного процесса, современных технических средств, а также соответствующего программного обеспечения, в частности Microsoft Outlook – персонального информационного менеджера, что позволяет планировать задачи, отслеживать работу с документами, автоматически составлять дневник работы и согласовать ее с работой других работников, обладает функциями почтового клиента. Формирование эффективной системы корпоративного тайм-менеджмента должна также предусматривать введение двухуровневой системы принятия решений (на уровне руководства и на уровне подчиненных), замену личных контактов средствами техники и коммуникации; обеспечение рационального чередования времени работы и отдыха, а также создание благоприятных условий для личного тайм-менеджмента.
В целом корпоративный тайм-менеджмент должен предусматривать не только временную организацию работы всего трудового коллектива, но и учитывать индивидуальные особенности использования времени каждым работником, характер выполняемых работ, быть важным составным элементом общей системы управления предприятием. Реализуя принципы тайм-менеджмента, менеджер может корректировать цели деятельности предприятия и цели работников, тем самым направить их усилия в нужное русло, обеспечивая при этом нелинейное повышение эффективности деятельности предприятия, его конкурентоспособности [18, с.152].
Грамотно организованный тайм-менеджмент также дает сотрудникам понимание того, что неэффективное использование рабочего времени – это не только потери руководства предприятия, но и их собственные, которые могут привести к значительному сокращению эффективности деятельности и, как следствие, к уменьшению заработной платы.
Следовательно, важной предпосылкой эффективной деятельности предприятия является использование его руководством инструментов тайм-менеджмента и учета характера выполняемых работ. Развитие любого субъекта хозяйствования напрямую зависит от того, как его работники планируют и организуют свою деятельность с учетом временных ограничений. Использование принципов и технологий тайм-менеджмент в практической деятельности способствует повышению эффективности деятельности предприятия, сокращает потери времени и обеспечивает достижение желаемых результатов.