Система организационно-распорядительных документов | Пример курсовой работы

Система организационно-распорядительных документов

Цель курсовой работы: проанализировать процесс издания организационно-распорядительных документов и его назначение.

Во втором случае информацию о необходимости принятия решений орган управления получает из таких документов, как переписка, докладные записки, служебные записки, справки, акты, протоколы, планы, отчеты и др. На основании информации, почерпнутой из этих документов, руководитель принимает решение о необходимости издания распорядительного документа.
Для выработки качественного, эффективного решения ступень сбора и анализа информации имеет особое значение. С точки зрения документооборота, специалисты, готовящие проект распорядительного документа, должны собрать объективную, достоверную информацию, достаточную для принятия решения. Источниками такой информации могут быть не только законодательные и иные нормативные правовые акты, оперативная документация организации, но документы, поступающие из других организаций, архивные документы, публикации в периодической печати, научные материалы и др.
Если ранее в организации принимались решения по аналогичным вопросам, необходимо изучить ранее изданные распорядительные документы во избежание принятия решений, противоречащих либо повторяющих ранее принятые решения.
Следующий этап в подготовке распорядительного документа –оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа. Таким образом, первоначально проект распорядительного документа оформляется не на бланке, так как он должен будет пройти этап согласования, в результате которого в проект документа могут быть внесены изменения.
Текст проекта документа составляется по тем же правилам, что и окончательный текст документа, оформляемого на бланке. Необходимо отметить, что в верхнем правом углу проставляется слово «Проект». С точки зрения документооборота, с точки зрения документооборота, к тексту проекта документа составляется заголовок. Другие реквизиты (подпись, дата и др.) в проекте документа не оформляются[27].
Этап согласования проекта документа может состоять из визирования (внутреннего согласования) и внешнего согласования (экспертизы решения в других организациях), если оно необходимо. Визы проставляются в нижней части последнего листа проекта документа либо на обороте последнего листа документа. Внешнее согласование проводится только в тех случаях, когда проект документа затрагивает интересы других организаций.
Внешнее согласование проводится после того, как проведено внутреннее согласование. Внешнее согласование оформляется грифом согласования, который проставляется на последнем листе проекта документа, под текстом, либо на отдельном листе согласования.
В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа либо оформлены как особое мнение либо замечания. Необходимо отметить, что в последнем случае виза дополняется надписью «Особое мнение прилагается» либо «Замечания прилагаются» и др. Замечания редакционного характера вносятся непосредственно в представленный на визирование проект документа[30].
Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчику проекта для доработки документа. Если при доработке проекта распорядительного документа исполнителем будут учтены не все замечания, то при передаче окончательно оформленного документа руководителю на подпись все особые мнения и замечания, не принятые составителем документа, должны будут поступить вместе с окончательно оформленным документом на рассмотрение руководителя.
Следующий этап – доработка проекта распорядительного документа по замечаниям – предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подпись. Таким образом, после окончательного оформления проекта документа на бланке необходимо еще раз провести визирование документа[29].
Таким образом, повторное визирование необходимо для того, чтобы все заинтересованные должностные лица проставили свои визы на том экземпляре документа, который будет представляться руководителю на подпись. Как правило, визы оформляются на обороте последнего листа приказа либо на отдельном листе согласования (визирования).
Если проект распорядительного документа готовился по поручению.
Принятие управленческого решения выражается в подписании распорядительного документа управляющим . Таким образом, подпись руководителя превращает проект документа в полноценный, обладающий юридической силой документ. Руководитель подписывает только правильно оформленные и согласованные со всеми заинтересованными лицами проекты документов.
Подписанный распорядительный документ регистрируется в службе документационного обеспечения (распорядительные документы по личному составу регистрируются в службе персонала).
Последний этап в процедуре подготовки распорядительных документов – доведение документа до исполнителей. На этом этапе проводится тиражирование документа, его рассылка либо передача исполнителям. Рассылка распорядительного документа должна проводиться в возможно сжатые сроки – в течение одного-двух дней после подписания документа.
Подводя итоги курсовой работы отметим, что современный документооборот следует рассматривать как технологию работы с документами.
В каждой организации ежедневно издается множество распорядительных документов. Однако не всегда сотрудники кадровых служб и секретари обращают внимание на особенности их составления.
К системе организационно-распорядительной документации относятся следующие документы:
– по созданию и ликвидации организации;
– по оперативно-информационному регулированию деятельности организации;
– по приему, переводу на другую работу и увольнению.
В составе организационно-распорядительной документации можно выделить следующие основные группы документов:
1. Организационные (уставы, положения, правила, инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы).
2. Распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения).
3. Информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки и др.).
4. Документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки формы N Т-2, лицевые счета по зарплате, личные дела).
5. Коммерческие документы (коммерческие контракты (договоры)).
6. Документы по обращениям граждан (предложения, заявления, жалобы и документы по их рассмотрению).
Обобщая назначение всех подобных документов, можно сказать, что организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
В качестве одного из средств регулирования документопотоков выступают документные государственные стандарты, общесоюзные классификаторы и унифицированные системы документации. Эти и другие нормативы признаны стабилизировать документооборот в стране по всему технологическому циклу, создать оптимальную технологию ведения документного хозяйства каждой управленческой единицы.
Сложность подготовки организационных документов, большой объем информации в них (это многостраничные текстовые документы), высокая степень ответственности любого должностного лица за невыполнение требований, содержащихся в организационных документах, вызывают необходимость четкой регламентации не только форм, но и содержания документов данной группы.
Поэтому схемы построения организационных документов содержат структуру текста, то есть обязательные разделы содержательной части. При составлении организационных документов сначала раскрываются данные разделы, а затем, при необходимости, добавляются дополнительные сведения, отражающие специфику деятельности конкретной организации.
Цель курсовой работы: проанализировать процесс издания организационно-распорядительных документов и его назначение.

Что думаете про курсовую?

Поставьте оценку!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.

восемнадцать + восемь =