Роль документа в современном обществе (функции документа)

Цель исследования заключается в комплексном анализе функциональности документов в российском обществу.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале. Документы, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека.
Отличительными признаками документа называют:
– наличие у него особого содержания (документ несет смысл, переданный совокупностью знаков, используемых в определенной последовательности);
– стабильность вещественной формы (обеспечивает возможность многократного использования, перемещения информации в пространстве и времени);
– предназначенность для социальной коммуникации (документы есть носители информации, которые созданы для коммуникационных целей);
– завершенность передаваемого документом сообщения (завершенность может быть относительной, однако чаще всего фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом).
Документ может выполнять несколько функций, т.е. он многофункционален. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Функция документа – целевое назначение, присущее документу. Значение той или иной функции со временем изменяется, т.к. изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д.
Существуют функции, время действия которых ограничено коммуникативная, управленческая, правовая, учета. Одновременно с этим существуют функции, действующие постоянно-информационная, социальная, исторического источника. Функции документов, их целевое назначение определяется необходимостью в реализации конкретной общественной потребности и особенно выражены не в единичном документе, а в комплексе документов, крупном документальном массиве.
Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли одной его функции (учебник – учебная, указ – правовая, афиша – рекламная). Значение той или иной функции со временем изменяется, т.к. изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д. Существуют функции время действия которых ограничено (коммуникативная, управленческая, правовая), и функции, постоянно действующие (информационная, социальная).
Знание функций документа позволяет уяснить целевое (для чего создан конкретный документ) и читательское (для кого создан документ - для детей, взрослых, специалистов, студентов и т.д.) назначение документа, с тем, чтобы наиболее эффективно использовать его потенциальные возможности. От целевого и читательского назначения документа зависит характер информации, содержащейся в нем, тип и вид документа.
Знание функций документа позволяет:
– определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания;
– правильно понять роль документной информации;
– осуществить научную классификацию и типологию документа (распределение документов по разным признакам на виды и типы);
– определить наиболее оптимальные пути и средства его изготовления, переработки, распространения, хранения и использования в библиотеках, архивах, книжных магазинах и т. д.;
– разработать теоретические основы документоведения, сформировать его понятийный аппарат и т.д.
Функции документа можно разделить на общие и специальные, функции первичного и вторичного порядка, на явные и скрытые (латентные). При этом, удовлетворяя какую-либо определённую потребность, т.е. реализуя одну функцию, человек может не задумываться либо даже не подозревать о наличии в документе других функций. К общим функциям относятся информационная функция, коммуникативная функция, кумулятивная функция, рассмотрим их.
Информационная функция – это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, служить источником информации, знаний. Основным критерием документа является его информационная емкость, количество и качество информации, зафиксированной в документе.
Коммуникативная функция – это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна.
Кумулятивная функция – это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений.
Специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся: управленческая, познавательная, правовая, общекультурная, мемориальная, гедоническая и другие функции.
Управленческая или регулятивная функция – выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации.
Познавательная или когнитивная функция – способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества.
Правовая функция – это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), а также исторические источники, служащие средством свидетельствования.
Общекультурная функция – способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе.
Мемориальная (памятниковая) функция – способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам.
Гедоническая функции – способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени.
Таким образом, признаками документа являются наличие особого содержания, стабильность вещественной формы, предназначенность для социальной коммуникации, завершенность передаваемого документом сообщения. Документ обеспечивает фиксацию информации, тем самым, обеспечивая ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Под документом понимают все, что служит для регистрации, передачи и сохранения информации о каком-либо предмете, или для того, чтобы представить этот предмет в виде, пригодном для исследования, в том числе для информационного обеспечения деятельности аппарата управления.
Отличительными признаками документа являются наличие у него особого содержания, стабильности вещественной формы, предназначенность для социальной коммуникации, завершенность передаваемого документом сообщения. Функции документов, их целевое назначение определяется необходимостью реализации конкретной общественной потребности, особенно выражены не в единичном документе, а в крупном документальном массиве.
Документ всегда сочетает одновременно несколько функций, тесно переплетенных между собой. Все, что создано в процессе многообразии общественной жизни, отражается в документах, служит основой для научного познания, являясь историческим источником человеческого общества.
Юридический документ определяется как документ, вовлеченный в правовое регулирование посредством практической деятельности участников правовых отношений, к его составлению и содержанию предъявляются требования, имеющие особое значение для юридической практики. Общие требования, предъявляемые к качеству юридических документов: законность, достоверность, своевременность и оперативность их создания, причем наиболее важным является законность, его положения реализуются в юридическом процессе при активном участии субъектов права.
Современное развитие экономики и государственного управления требует документирования, а дешевизна печати, привела к избыточному накоплению документов, особенно в государственных органах, где параллельно существуют бумажный и электронный документооборот. В наш век информационных технологий появилась реальная возможность избавиться от накопленных ведомственных бумажных архивов, переведя их в электронный вид,