Особенности процесса и кадрового делопроизводства при приеме на работу на предприятии (в организации)

Главное новшество в кадровом делопроизводстве в 2020 году – это введение электронных трудовых книжек. Переход на новый формат будет постепенным, однако полной отмены бумажных носителей пока не будет. Первоначально компаниям необходимо будет направить уведомление сотрудникам о переходе на электронный формат. Сотрудники, которые хотят оставить старую трудовую, должны написать соответствующее заявление. До января 2021 компании все также будут производить записи на бумажных носителях, и оформлять новые книжки молодым сотрудникам.
С 2021 года выдача бумажного бланка запрещается. Для организаций предусматривается 2 новые формы отчетности (СЗВ-ТД и СЗИ-ТД). Ежемесячно необходимо будет подавать отчет о движениях персонала. С 2021 сообщать о движениях персонала в Пенсионный Фонд необходимо будет уже на следующий день. При увольнении сотрудника ему необходимо будет выдать справку по форме СЗИ-ТД. В ней будет отражены все кадровые перемещения работника.
Исходя из ст.8 ТК РФ, локальным нормативным актом является принимаемый работодателем внутренний документ, содержащий нормы трудового права, распространяющийся на всех работников или на определенные категории работников данной организации независимо от места выполнения ими работы и регулирующий отдельные аспекты трудовых правоотношений работодателя и работников данной организации.
Документы могут разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах или иметь унифицированную форму. Вся информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму. Именно информация, содержащаяся в документах, лежит в основе управленческих решений и является их материальным воплощением, обеспечивает юридической силой.
Каждому из элементов кадровой работы «соответствует» определенный набор документов. Так, на этапе поиска работников компания закрепляет в виде документов квалификационные требования к персоналу; заявки на поиск и отбор персонала; объявления о вакансиях. На этапе отбора оформляемые кадровые документы включают резюме соискателей, их личные заявления, анкеты, автобиографии. Также фиксируются результаты отбора (собеседований, тестирования и др.).
На этапе заключения трудового договора кадровая служба аккумулирует документы, предъявляемые работником в соответствии со ст. 65 ТК РФ, а также формирует документы по учету личного состава. На этом же этапе осуществляется оформление трудового договора и издание приказа о приеме на работу.
Документального оформления требуют и такие вопросы кадрового менеджмента как организация деловой оценки, мотивация и стимулирование персонала, его развитие, выработка стратегических решений в кадровой сфере, например, разработка кадровой политики организации и многие другие.
Таким образом, правовой основой кадрового делопроизводства являются нормативно-правовые акты как федерального значения, среди которых Трудовой кодекс РФ, Гражданский кодекс РФ, федеральные законы, постановления и распоряжения министерств, приказы Росстандарта, устанавливающие правила ведения делопроизводства, а также локальные акты организации.