Организация документооборота на предприятии и основные направления его совершенствования | Пример курсовой работы

Организация документооборота на предприятии и основные направления его совершенствования

Цель работы – анализ практики организации документооборота на предприятии на примере ООО «Русь-Строй» и разработка направлений по ее совершенствованию, исходя из выявленных проблем в ходе анализа.

Основное в деятельности предприятия – это строительство высококачественного жилья, учета всех пожеланий заказчика и инвестора, удобных форм оплаты, возможность кредитования и платежи за лояльным к плательщику графиком. Сегодня в активе ООО «Русь-Строй» более 80 реализованных проектов, из которых 47 в качестве генподрядчика.
Организационная структура управления ООО «Русь-Строй» – линейно-функциональная (рисунок Б.1 Приложения Б). Такая структура состоит из высшего звена управления (директор), среднего уровня и низового уровня, включающего оперативно-хозяйственные подразделения.
Высший уровень управления определяет стратегическое направление развития предприятия, решает важные производственно-хозяйственные и технические задачи. Средний уровень управления обеспечивает эффективность функционирования и развития предприятия путем координации всех его подразделений. Низовой уровень решает оперативные задачи по организации хозяйственной деятельности в рамках отдельных структурных подразделений, главная задача которых – выполнение производственной программы.
Документационное обеспечение управленческой деятельности предприятия, контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, организация документооборота и хранения документов, методическое руководство и обучение работников основам работы с документами возлагается на секретариат.
Секретариат выполняет следующие функции /5/:
проводит обработку входящих, исходящих и внутренних документов;
осуществляет прием, передачу и учет факсограмм, телефонограмм, телеграмм, электронных сообщений, поступающих в адрес руководства ООО «Русь-Строй» и отправляемых от его имени;
принимает, рассматривает и готовит к докладу документы, поступающие в адрес руководства ООО «Русь-Строй»;
осуществляет контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству предприятия;
готовит по поручению руководства проекты отдельных приказов, распоряжений, служебных писем, справок и других документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений и иными должностными лицами и специалистами;
по поручению руководства осуществляет редактирование документов;
обеспечивает набор, распечатку и оперативное размножение документов, используемых в деятельности руководства организации;
обеспечивает учет и своевременную регистрацию документов, их сохранность;
организует рациональный документооборот и контроль за движением документов на предприятии;
контролирует правильность оформления документов и обеспечивает методическую и организационную помощь работникам ООО «Русь-Строй» в оформлении документов;
обеспечивает формирование дел секретариата в соответствии с утвержденной номенклатурой, их хранение, своевременную передачу дел на архивное хранение и выделение к уничтожению дел и документов с истекшими сроками хранения;
организует планирование рабочего дня директора ООО «Русь-Строй» и его заместителей;
осуществляет телефонное обслуживание руководства и сотрудников предприятия;
осуществляет подготовку и организует проведение оперативных совещаний, заседаний у руководства предприятия;
проводит мероприятия по материально-техническому обеспечению заседаний и совещаний, проводимых руководством ООО «Русь-Строй»;
проводит оформление протоколов заседаний руководства, их рассылку;
организует прием посетителей руководством и соответствующими специалистами ООО «Русь-Строй».
Документирование деятельности ООО «Русь-Строй» включает в себя все виды работ, связанные с составлением и оформлением документов на предприятии, в том числе:
– составление и оформление организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций);
– составление и оформление распорядительных документов (решений, приказов, распоряжений);
– подготовка плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов, справок);
– оформление протоколов заседаний (собраний, совещаний и др.);
– ведение деловой переписки;
– составление и оформление внутренних информационно-справочных документов (служебных записок, справок, списков, актов и др.).
Документированием занимаются все работники предприятия, а контроль за качеством подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов, копирования и тиражирования документов, их регистрация и учет возлагается на секретаря – лицо, ответственное за ведение делопроизводства и документооборота на предприятии, и ответственных лиц за ведение делопроизводства и документооборота в структурных подразделениях (финансовом отделе, экономическом отделе, административно-хозяйственном отделе, юридическом отделе).
Все документы, образующие документооборот ООО «Русь-Строй», разделены на три группы: входящие, исходящие и внутренние (см. таблицу 2.1).
Проведенные исследования позволяют сделать следующие выводы:
1. Документооборот представляет собой сложный технологический процесс, содержаний все операции по приему, регистрации, передаче, составлению, согласованию, оформлению, утверждению и отправке документов. Отсюда главное правило организации документооборота заключается в оперативном прохождении документа по максимально короткому и прямому маршруту с минимальными затратами времени. Документооборот формируется как результат налаженного «слияния» трех самостоятельных потоков информации, по которым «путешествуют» внутренние, входящие и исходящие документы. Содержательная структура документопотока достаточно сложная и включает не только традиционные документы, но и документы на любых других типах носителей (электронных, фотографических и т.д.). При этом целями исследования документопотоков являются: улучшение управленческой деятельности, увеличение скорости движения документов и сокращение трудоемкости обработки документации.
2. Анализ деятельности ООО «Русь-Строй» и практики ее документирования показал, что общее делопроизводство ведется секретариатом, в функции которого входит осуществление операций по их приему, регистрации, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению, согласованию, подписанию и отправке документов. Все документы, которые обращаются в системе документооборота ООО «Русь-Строй», разделены на входящие, исходящие и внутренние. Кроме того важной составляющей документирования деятельности ООО «Русь-Строй» является договорная работа, включающая следующие этапы: подготовительный, оформление договоров, формирование справочной информации, учет договоров, контроль и выполнение подписанных договоров, создание отчетности. Ответственность за ведение договорной работы возложена на юридический отдел;
3. Анализ практики документирования деятельности ООО «Русь-Строй» позволил выделить следующие проблемы в работе с документами: задержки прохождения и исполнения документов, избыточность документооборота, противоречивость принимаемых решений, бесконтрольность исполнителей, невозможность восстановления истории работы с документами. Также выявлены нарушения технологии ведения договорной работы: случаи потери документов в процессе согласования и хранения, затягивание сроков согласования договорных документов, нарушение сроков и этапов исполнения договоров. В целом, полученные результаты анализа определили основные направления совершенствования документационного обеспечения:  разработка и внедрение Положения о порядке ведения договорной работы в ООО «Русь-Строй»; внедрение СЭД «1С: Документооборот 8 ПРОФ». При этом ежемесячная эффективность внедрения СЭД составит 54 тыс. руб. при окупаемости – 2,5 месяца.
Таким образом, реализованы поставленные цели и задачи исследования.
Цель работы – анализ практики организации документооборота на предприятии на примере ООО «Русь-Строй» и разработка направлений по ее совершенствованию, исходя из выявленных проблем в ходе анализа.

Что думаете про курсовую?

Поставьте оценку!