Контроль как функция управления

В настоящее время осуществляется переход к пониманию контроля как к процессу, так как этот подход позволяет детально определить причины проблем и предотвратить их. Таким образом, положительный эффект контроля увеличивается при последовательной реализации в течение всего периода. Эффект от мероприятий контроля во многом зависит от качества контроля и от стиля руководства, который определяет, в какой форме будет проводиться контроль.
Выделяют разделение контроля в зависимости от стороны, осуществляющей контроль: внутренний и внешний контроль.
Внешний контроль осуществляется независимо от организации в интересах государственных органов, акционеров, потенциальных инвесторов. Независимая оценка финансовой активности организации формируется путем аудита.
Внутренний контроль осуществляется организацией самостоятельно и не регламентируется законодательными нормами. Внутренний контроль деятельности организации осуществляется в следующих целях:
— оценка выполнения сотрудниками поставленных перед ними задач;
— стимулирование сотрудников через вознаграждение за результаты труда;
— предотвращение проблем, возникающих по мере рабочего процесса;
— корректировка планов будущих периодов на основании результата контроля предыдущих периодов.
Внутренний контроль тесно взаимосвязан с другими аспектами управленческой деятельности: с планированием деятельности, стимулированием персонала, с организацией рабочего процесса.
Контроль позволяет систематизировать работу организацию и оптимизировать управленческие затраты. Контроль деятельности организации различается по подразделениям, в которых осуществляются мероприятия контроля. Так, выделяют финансовый, производственный, маркетинговый, управленческий контроль.
При осуществлении контроля проверке подвергается деятельность сотрудников на соответствие внутренним правилам и установленным нормам за период. Прямой ответственностью за осуществление контроля обладает руководитель структурного подразделения, который непосредственно взаимодействует с сотрудниками и имеет возможность повлиять на их рабочую активность. Также можно выделить и другие виды контроля. Так, может проводиться контроль затрат по элементам, контроль использования и распределения доходов, качество произведенной продукции. Контроль может осуществляться по месту проведения операции, по субъекту, организационной деятельности, по целям контроля. 16
В конечном итоге, эффективный контроль охватывает деятельность всего предприятия с тем, чтобы была оценена каждая проводимая операция. При этом контроль должен быть разделен по центрам ответственности для того, чтобы избежать ситуации двойной ответственности за одно действие. Выбор форм и методов контроля определяет эффективность его организации. В современной практике предприятий получили распространение три группы контроля: на основе опроса, в форме экспертизы и на основании документооборота. Данные способы адаптированы для решения различных задач контроля.
Опросы ориентированы на оценку качества обслуживания потребителей или на оценку социального климата в рабочем коллективе, если опрашиваются сотрудники организации. Документальный контроль основан на проверке заполненных документов. Контроль в форме экспертизы предполагает сопоставление плановых и фактических показателей, закрепленных в различных формах отчетности.
При организации контроля следует учитывать, что чрезмерный контроль не только утяжеляет бюрократические механизмы организации, но и настраивает сотрудников против интересов организации. В результате этого наиболее развитые предприятия формируют автоматические системы контроля, в которых часть контрольных функций передана компьютеру на автоматическую проверку.
Контроль в разных организациях имеет свои специфические черты, речь о которых более детально пойдет в следующей главе.