Использование формальных и неформальных коммуникаций в управлении организациями

Цель исследования - изучение коммуникаций и разработка практических рекомендаций по совершенствованию коммуникационного процесса как инструмента информационного обеспечения организации (на примере конкретной компании).

Обмен как официальными, так и неформальными сообщениями может осуществляться через различные средства и каналы связи - на бумаге, по телефону, факсу, обычной и электронной почте, с применением мобильных и интернет-технологий (краткие сообщения - SMS, Skype, чаты, быстрый Сообщения); а также лично [2, с. 652].
Следует иметь в виду, что при решении рабочих задач неформальные, неформальные коммуникации часто воспринимаются работниками как наиболее значимые, чем формальные. Неформальные коммуникации наиболее гибкие, распространяются быстрее по скрытым каналам, поэтому  стоит управлять неформальными коммуникациями , предотвращая их распространения только в том случае, если это вредит компании.
Наличия слухов и сплетен в компании, которые передаются по скрытым каналам , часто свидетельствует о нерезультативной системе формальных коммуникаций , отсутствии у персонала информации о ситуации в компании, однако иногда является следствием отдельных характеристик некоторых сотрудники. Среди видов неформального общения в организации следует выделить так называемый «секретный телеграф» - источником слухов и сплетен являются отдельные работники [2, с. 667].
Этот вид передачи сообщений типичен для взаимосвязанной сети, обратная связь неформальной связи в этом случае очень эффективна. Следует иметь в виду, что радиальная сеть, члены которой взаимодействуют с другими членами сети, которые не находятся в контакте друг с другом, приводит к более быстрому распространениям информаций, в отличие от взаимосвязанной сети.
В радиальной сети неформальное общение реализуются в виде кластерной цепочки [2, с. 667] или из уст в уста, в этом случае сообщение передается и принимается многими членами сети, но эффективность обратной связи неформальной связи не слишком высока. Кроме того, из-за большого количества линий связи в радиальной сети передаваемое сообщение значительно искажается.
Для исполнения сложных задач, связанных с обменами информациями между всеми членами команды, рабочие группы формируются на базе децентрализованных неформальных сетей;
- нужно изменить или прервать негативные звенья, мешающие эффективному управлению компанией, изменить состав сотрудников отделов и подразделений организации с перевода неформального лидера или сплетни в другом отделе до увольнений;
- организовывать на регулярной базе разные семинары, тренинги, курсы повышения квалификаций, укрепляя как формальные, так и неформальные организационные связи;
- важно создавать социальные условия для персонала вне организации, в частности, предоставление работникам и членам их семей платного медицинского обслуживания, санаторно-курортных путевок, возможности для занятия спортом, организаций совместного отдыха и т. д .;
- для поддержаний положительных ценностей компании стоит применять возможности локальной сети организации, Интернета, а также социальных сетей .
Использование этих методов управления формальными и неформальными коммуникациями позволит более оптимально организовать коммуникационный процесс, сократить время на коммуникационные процессы, повысить эффективность обратной связи, снизить влияние коммуникационных барьеров, укрепить организационные ценности, которые Положительно скажется на эффективности управления и, как следствие, повысит эффективность работы организации в целом.

В ходе написания данной работы были рассмотрены важные аспекты системы коммуникации организации. Данные, полученные из литературы по менеджменту и управлению персоналом, были использованы в качестве исходных данных. Также использовались методы эмпирического исследования ОАО «Корпорация Мобильные Системы» на примере Сервисного отдела.
В первой главе рассмотрены основные понятия и виды организационных коммуникаций. Выяснилось, что организационная коммуникация - это процесс, посредством которого менеджеры разрабатывают систему предоставления информации большому количеству людей внутри организации, а также отдельным лицам и организациям за ее пределами.
Во второй главе рассматриваются содержание и методология эмпирического исследования механизмов управления коммуникациями в организации. В частности, эмпирическое исследование относится к сбору первичных данных, который проводится по определенной методике. Эмпирическое исследование включает в себя изучение и обоснование метода или техники с использованием надежных данных. Эти исследования имеют фактическую основу, и в процессе их изучения применяется надежный опыт и проверенные высказывания. Эмпирические исследования могут проводиться с помощью различных социологических опросов, наблюдений, комбинированного анализа содержания данных.
При написании практической части использовались и анализировались данные, полученные в ходе включенного наблюдения и опроса сотрудников исследуемой организации. Рассмотрены виды коммуникаций в организации, разработана анкета и проведено анкетирование сотрудников компании на выявление проблем в формальном и неформальном коммуникационном процессе.
В качестве основных проблем в организационном общении компании можно отметить:
- использование недостаточно широкого спектра видов коммуникационных коммуникаций;
- непонимание важности процесса организационных коммуникаций в эффективной деятельности компании со стороны руководителей и подчиненных;
- недостаточное количество информации, предоставленной подрядчику;
- процесс обратной связи недостаточно развит.
Чтобы устранить или уменьшить негативное влияние этих недостатков в целом на деятельность компании, необходимо улучшить организационную структуру организации, оптимизировать процесс передачи данных в вертикальном направлении и получать обратную связь.